Towar otrzymany przed fakturą a zapisy w KPiR

Przeczytaj także: Usługa podwykonawcy w księdze przychodów i rozchodów

W skrajnych przypadkach na wystawienie faktury podatnicy mają nawet półtora miesiąca czasu po dostawie towaru. Zgodnie bowiem z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług dokument taki wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym nastąpiła dostawa towaru. Zakładając zatem przykładowo, że przedsiębiorca zakupił towar 3 marca, fakturę może otrzymać nawet w okolicach 20 kwietnia. Do 15 kwietnia (a więc ponad miesiąc później) bowiem sprzedawca dokument taki winien wystawić. Jeżeli fakturę tę wyśle do klienta pocztą, trzeba doliczyć kilka kolejnych dni. Zważywszy na okres świąteczny oraz wysłanie faktury listem zwykłym, może ona dotrzeć do odbiorcy jeszcze później.

Niemniej towar z całą pewnością dotrze do klienta dużo wcześniej. Co ważniejsze, jeszcze w miesiącu zakupu może on zostać sprzedany kolejnemu nabywcy. Sprzedaż wygeneruje zatem powstanie przychodu w miesiącu marcu, zaś podatnik nie będzie miał dokumentu od sprzedawcy, na podstawie którego mógłby ująć koszt. To z kolei spowoduje znaczne zawyżenie zobowiązania z tytułu podatku dochodowego. Czy jednak faktycznie tak będzie?

Analizując przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów dochodzimy do wniosku, że nie. Dlaczego? Otóż faktura od sprzedawcy nie jest tutaj jedynym dokumentem, na podstawie którego podatnik ujmuje koszty zakupu towarów handlowych (i nie tylko) w księdze.

Wracając jednak do początku należy wskazać, że zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co do zasady u podatników prowadzących PKPiR za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Potwierdzeniem powyższego jest §12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi mówiący, że podstawą zapisów w księdze są przede wszystkim faktury wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

§17 ust. 1 rozporządzenia mówi natomiast, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (przy czym rozporządzenie to pozwala w §30 po spełnieniu pewnych warunków na późniejsze ewidencjonowanie zdarzeń, jednakże pod warunkiem, że nastąpi to w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, nie później jednak niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).

Jak jednak zaksięgować w marcu towar zakupiony i otrzymany w tym miesiącu, którego faktura zakupu dotrze do przedsiębiorcy po 20 kwietnia?

Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w §16 przytoczonego rozporządzenia. Ust. 2 tego przepisu wskazuje, że jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup - zgodnie z przepisami rozporządzenia - dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze właśnie na podstawie tego opisu. Opis ten musi być w odpowiedni sposób potwierdzony (datą i podpisem osoby, która towar przyjęła) oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury.

Podatnik nie musi przy tym sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja ta zawiera elementy wymagane dla powyższego opisu.

Tym samym, dostarczone do firmy przed datą wystawienia faktury towary handlowe winny być wpisane do księgi przychodów i rozchodów na podstawie „dowodu zastępczego” w postaci opisu lub specyfikacji, pod datą ich otrzymania.