Dokumentacja podatkowa: oświadczenie podatnika o NIP lub PESEL

Przeczytaj także: Urząd skarbowy: aktualizacja danych po ślubie

W spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością są zatrudniane osoby nie tylko na umowy o pracę, ale również na umowy zlecenia czy o dzieło. W każdym jednak przypadku spółka z o.o. powinna zebrać od zatrudnianych osób oświadczenia dotyczące właściwych dla nich identyfikatorów podatkowych. Są to numery PESEL) albo NIP.

Przechowywanie takich oświadczeń w formie papierowej może zajmować sporo miejsca w pomieszczeniach spółek. Ma to znaczenie zwłaszcza dla mniejszych firm, które zwykle funkcjonują w niezbyt dużych lokalach, co wynika przede wszystkim ze względów ekonomicznych.

Nie trzeba zajmować miejsca w szafach

Oświadczenia zatrudnianych przez spółkę osób, służące celom podatkowym, nie będą zajmowały miejsca, jeżeli zamiast w szafach zaczną być przechowywane w formie elektronicznej. Taką możliwość potwierdził m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w wydanej w 2013 r. indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych (sygn. IBPBII/1/415-356/13/MK). Interpretację wydano na wniosek firmy zatrudniającej osoby na podstawie umów o pracę oraz umów zlecenia. Wspomniany wniosek zawierał następujące pytanie: czy płatnik jest zobowiązany do przechowywania papierowej dokumentacji, stanowiącej oryginalne, własnoręcznie podpisane przez pracowników i zleceniobiorców oświadczenia o wyborze identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP), czy też wystarczające jest przechowanie wyżej wymienionego dokumentu w formie elektronicznej na platformie internetowej – bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

W wydanej interpretacji przypomniano, że zastosowanie będą miały w tym przypadku regulacje zawarte w ustawie z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz. U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681, z późn. zm.). Jak wynika z jej art. 2 ust. 1, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Zgodnie zaś z art. 3 ust. 1 wspomnianej ustawy identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL lub NIP. Jeżeli chodzi o numer PESEL, to dotyczy podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL, nie prowadzącymi działalności gospodarczej lub nie będącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług. Natomiast NIP dotyczy pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa we wspomnianym już art. 2 ustawy.

---

Ważne!
Płatnicy i inkasenci są zobowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych m.in. z wykonywaniem zobowiązań podatkowych

---

Istotna regulacja zawarta jest w art. 11 ust. 2 pkt 6 ustawy. Z przepisu tego wynika, że w sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać identyfikator podatkowy na żądanie płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Natomiast płatnicy i inkasenci są zobowiązani żądać od podatników podania identyfikatora podatkowego i podawać go organom podatkowym na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne. Takie unormowanie zawarte jest bowiem w art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Przepisy nie zawierają wskazań

Jednocześnie w omawianej interpretacji zwrócono uwagę, że ani w przepisach tej ustawy, ani w innych nie wskazano sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP). Zatem należy zgodzić się z poglądem, że wystarczającym jest przechowywanie wspomnianych oświadczeń w formie elektronicznej na platformie internetowej – bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych danych.

Jak zatem wynika z omawianej interpretacji, przechowywanie dokumentacji oświadczeń o pracowników lub zleceniobiorców w takiej właśnie formie może okazać się bardzo wygodne również dla wielu spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Muszą być spełnione warunki

Przy okazji warto podkreślić, że spółki mają możliwość zeskanowania i wprowadzenia do elektronicznej bazy danych również innych ważnych dokumentów podatkowych, jakimi są faktury VAT. Potwierdzono to m.in. w indywidualnej interpretacji wydanej 19.11.2013 r. przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPP2/443-757/13/WN). Stwierdzono w niej, że spółka przechowując wyłącznie w formie elektronicznej (w postaci scanu) faktury zakupowe otrzymane w formie papierowej (i zaprzestania archiwizacji faktur papierowych), będzie spełniała warunki, o których mowa w odpowiednich przepisach rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360, z późn. zm.). W konsekwencji przedmiotowe faktury przechowywane w elektronicznej bazie będą stanowić dla spółki, jako podatnika VAT, podstawę do pomniejszenia podatku należnego o naliczony na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur przechowywanych w formie papierowej, w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi będące przedmiotem faktur wykorzystywane będą przez spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych.

Podstawa prawna

• Ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681, z późn. zm.).
• Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360, z późn. zm.).

Portal SpolkaZoo.pl - serwis dla członków zarządów spółek z o.o. Praktyczne porady z zakresu prawa handlowego i zarządzania spółką, przydatne wzory dokumentów, informacje o zmianach w prawie.