Odliczenia od przychodu 2013: koszty podatkowe

Przeczytaj także: Rozliczenie roczne gdy zwrot kosztów dojazdu

Gdy umowa o pracę, to koszty ryczałtowe

Najszersze grono podatników składających zeznanie za rok 2013 wykaże w nim przychody ze stosunku pracy. Ci, którzy uzyskują świadczenia z umowy o pracę, mają prawo do tzw. zryczałtowanych pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Ich wartość nie jest zbyt duża niemniej przysługuje każdemu, kto przychód z pracy uzyskał bez względu na jego wartość. Koszty te zostały określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Przepis ten mówi, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1.335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2.002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1.668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2.502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Warto pamiętać, że koszty te przysługują do każdego ze stosunku pracy odrębnie. Co za tym idzie, jeżeli dana osoba uzyskuje wynagrodzenie z dwóch, czy nawet 3 i więcej umów o pracę, do każdego z tych wynagrodzeń będą stosowane wymienione koszty odrębnie i to w tej samej wysokości bez względu na wartość uzyskanego wynagrodzenia, czy też to, czy wynagrodzenie dotyczyło całego miesiąca czy tylko jego części (np. w przypadku ustania zatrudnienia w trakcie miesiąca). Kosztów tych się bowiem nie dzieli.

Niestety ustawodawca wprowadził limit rocznych kosztów uzyskania przychodu, który różni się w zależności od tego, gdzie znajduje się zakład pracy względem miejscowości podatnika oraz liczby jego etatów. Limit ten może dla danego pracownika wynosić: 1 335 zł, 2 002,05 zł, 1 668,72 zł bądź 2 502,56 zł. Pracodawca, pełniący rolę płatnika w stosunku do wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia, jest natomiast obowiązany do stosowania miesięcznych kosztów uzyskania przychodu, co w efekcie może doprowadzić do sytuacji (w przypadku pobierania wynagrodzenia z kilku umów), że zastosowane przez pracodawców koszty przekraczają limity roczne. W efekcie wypełniając zeznanie roczne podatnik będzie obowiązany do ich ograniczenia, co często niestety będzie się wiązać także z dopłatą podatku.

Fiskus podkreśla przy tym, że koszty uzyskania przychodów należą się pracownikom za miesiące przepracowane, a nie miesiące uzyskiwania wynagrodzenia (to może bowiem zgodnie z przepisami prawa pracy być płatne w miesiącu następnym). Nie przysługują one zaś za te miesiące, w których co prawda pracownik w stosunku pracy pozostawał, lecz nie pracował (np. z uwagi na zwolnienie chorobowe).

Warto także wiedzieć, że aby pracodawca w trakcie roku stosował przy obliczaniu zaliczki na podatek podwyższone koszty uzyskania przychodu, z uwagi na miejsce zamieszkania inne aniżeli miejscowość, w której położony jest zakład pracy, pracownik obowiązany jest do złożenia mu w tym zakresie stosownego oświadczenia. Jeżeli z jakichś względów to nie zostanie złożone, przez co pracodawca będzie stosował koszty standardowe zamiast podwyższonych, pracownik ma prawo dokonać ich stosownego podwyższenia w zeznaniu rocznym.

Wydatki faktycznie poniesione

Prawo do zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodu ma każdy pracownik uzyskujący wynagrodzenie za pracę. Niemniej w zeznaniu rocznym może on ująć koszty w wyższej wysokości, o ile takowe faktycznie poniósł. Mówi o tym art. 22 ust. 11 updof, zgodnie z którym jeżeli roczne zryczałtowane koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Co niezwykle ważne takie koszty uzyskania przychodu nie są przez ustawodawcę w żaden sposób limitowane.

Niemniej należy pamiętać, że w przypadku zastosowania kosztów faktycznie poniesionych (jako wyższych od ryczałtowych), organy podatkowe bardzo rygorystycznie podchodzą do spełnienia warunków umożliwiających stosowanie tych kosztów. Co to oznacza?