Podatek dochodowy a ryczałt za nocleg gdy podróż służbowa

Przeczytaj także: Rozliczenie za podróże służbowe: duże małe zmiany w 2013 r.

Zarówno zwrot pracownikowi faktycznych kosztów noclegu jak i wypłata ryczałtu korzystają ze zwolnienia w podatku dochodowym. Nie jest jednak tak w każdym przypadku. Dlaczego?

Podróż służbowa jest pojęciem z zakresu prawa pracy. Art. 77⁵ Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Minister właściwy do spraw pracy określa tutaj w drodze rozporządzenia wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi (w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków) zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. W przypadku innych zakładów pracy, aniżeli wymienione wyżej, wartość takich należności ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeżeli takich wewnątrzzakładowych regulacji nie ma, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej w wysokości określonej rozporządzeniem .

I tak Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w §8 mówi, iż za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (przypomnijmy, iż obecnie dieta krajowa wynosi 30 zł za każdą dobę). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit.
Przytoczone rozporządzenie mówi także, jak postępować, w sytuacji gdy rachunek nie zostanie przedłożony. W takim przypadku, jeżeli pracownikowi nocleg nie został zapewniony, przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.

Na tym jednak nie koniec. Rozporządzenie bowiem definiuje także, iż ryczałt ten pracownikowi przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7 (ograniczenie to nie odnosi się do pracowników odbywających podróże zagraniczne). Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Załóżmy teraz dla przykładu, że kierowca, odbywający krajową podróż służbową, odpoczywa w dzień, zaś przemieszcza się w godzinach nocnych, jako że wtedy drogi są bardziej przejezdne. Czy w takim przypadku ryczałt za nocleg winien on otrzymać?

Odpowiadając na powyższe pytanie w pierwszej kolejności należy wskazać, iż podróż służbowa kierowców została zdefiniowana w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Jest to każde zadanie służbowe polegające na wykonaniu, na polecenie pracodawcy:
a) przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (bądź inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały) lub
b) wyjazdu poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy (bądź inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały), w celu wykonania przewozu drogowego.

Art. 21a tejże ustawy dodaje przy tym, że kierowcy w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 77⁵ § 3-5 Kodeksu pracy.

Zestawiając powyższe przepisy uznać zatem należy, że w przypadku, gdy u pracodawcy spoza sfery budżetowej nie ma wewnętrznych regulacji dotyczących wypłaty świadczeń z tytułu odbywania podróży służbowych przez pracowników, należy stosować przepisy przytoczonego wyżej rozporządzenia. Zgodnie z nimi kierowcy z naszego przykładu ryczałt za nocleg nie przysługuje, jako że w czasie, kiedy nocleg ten powinien trwać, kieruje on pojazdem. Niemniej pracodawca może w wewnątrzzakładowych regulacjach postanowić o wypłacie takiego ryczałtu (jako że postępowanie takie będzie korzystniejsze od uregulowań ustawowych).

Niestety działanie takie spowoduje powstanie po stronie pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. A to dlatego, że w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca zwolnił od tego podatku jedynie diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy. Oznacza to przy tym jednocześnie, że aby omawiane zwolnienie miało zastosowanie, muszą także być spełnione, określone w ustawie bądź rozporządzeniu, warunki dotyczące przyznawania poszczególnych należności z tytułu podróży służbowej. Jeżeli zaś pracodawca postanowił wypłacić kierowcy ryczałt za nocleg mimo niezachowania tych warunków (a więc w przypadku, gdy jego faktyczny nocleg nie odbywał się między godziną 21 a 7 i nie trwał w tym czasie co najmniej 6 godzin), będzie on podlegał opodatkowaniu.