Umowa zlecenie w kosztach firmy: zapisy w KPiR

Przeczytaj także: Umowa cywilno-prawna a działalność gospodarcza

Umowę zlecenie regulują art. 734-751 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi przez umowę taką przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (zleceniodawcy). Umowa zlecenie z reguły ma charakter odpłatny. W takim przypadku wynagrodzenie przyjmującemu zlecenie należy się dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy bądź przepisów szczególnych. Wartość wynagrodzenia winna tutaj zostać określona w samej umowie (podobnie jak i sposób jego wypłaty). Wynagrodzenie to jest wypłacane na podstawie rachunku wystawionego za wykonane prace zgodnie z zawartą umową.

Jak już podkreślono we wstępie, jeżeli zleceniodawca zawarł umowę w ramach prowadzonej firmy w celu wykonania określonych prac na jej potrzeby, wypłacone z tytułu zlecenia wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Istotne przy tym jest to, w którym momencie wynagrodzenie takie w ciężar kosztów należy odnieść. W tej kwestii znaczenie ma art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym mówiący, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się m.in. niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9. Dodajmy w tym miejscu, że przychody z umowy zlecenie, uzyskiwane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą bądź od osoby prawnej, przez zleceniodawcę który działalności gospodarczej nie prowadzi, stanowią dla tego ostatniego przychody z działalności wykonywanej osobiście, określonej w art. 13 pkt 8 stawy o podatku dochodowym i co do zasady podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Jak zatem łatwo można zauważyć, wynagrodzenie wypłacone przez przedsiębiorcę zleceniobiorcy (niewykonującemu danego zlecenia w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) mieszczą się w dyspozycji art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy. Co za tym idzie, wynagrodzenie to stanie się kosztem podatkowym zleceniodawcy dopiero w momencie jego faktycznego wypłacenia (bądź postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy).

Jakie dokumenty
Prawidłowe udokumentowanie danego wydatku to jeden z warunków zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku umowy zlecenie podstawowym dowodem potwierdzającym poniesienie wydatku jest rachunek wystawiony przez zleceniobiorcę za wykonanie danej umowy. Niemniej sam rachunek może być niewystarczający do odniesienia takiego wydatku w ciężar kosztów. Jak już bowiem wskazano wyżej, wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia jest kosztem podatkowym pod warunkiem jego wypłacenia (postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy). Co za tym idzie, przedsiębiorca winien także posiadać dowody, z których będzie wynikał fakt zapłacenia odpowiedniej kwoty (w postaci np. odpowiedniej adnotacji na samym rachunku przez zleceniobiorcę, czy przelewu bankowego, potwierdzających dokonanie wypłaty).

Co się z kolei tyczy ujmowania takiego wynagrodzenia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, właściwą jest tutaj kolumna 12 tej księgi „Wynagrodzenia w gotówce i naturze”. Stosownego zapisu należy w niej dokonać pod datą wypłaty wynagrodzenia bądź postawienia go do dyspozycji zleceniobiorcy w kwocie brutto. Natomiast składki na ubezpieczenie społecznie od takiego wynagrodzenia w części finansowanej przez zleceniodawcę przedsiębiorca winien ująć w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki” także pod datą ich zapłaty do ZUS (o czym mówi art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym).