Zawieszenie działalności a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Czynsz najmu gdy zawieszenie działalności gospodarczej

Co mówią przepisy?
Zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca podczas zawieszenia:

• ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
• ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
• ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
• ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
• wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
• ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
• może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.

Zatem w okresie zawieszenia istnieje możliwość uznania za podatkowe tych kosztów, które miały na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów
Przepisy ustawy nie wskazują jednoznacznego katalogu wydatków, które można uznać za celowe i istotne podczas zawieszenia. Zgodnie z praktyką do takich można zakwalifikować:

• wydatki na ochronę majątku działalności,
• podatek od nieruchomości,
• koszt wynikający z konieczności przedłużenia polis ubezpieczeniowych zabezpieczających mienie firmowe,
• wydatki poniesione na ewentualną naprawę związaną z nieprzewidzianymi awariami.

Dodatkowo przepisy mówią o możliwości regulowania podczas zawieszenia zobowiązań powstałych przed okresem zawieszenia. Do tych będą więc należeć:

• opłaty za najem biura,
• rachunki telefoniczne - utrzymanie numerów firmowych,
• opłaty za inne media,
• raty leasingowe,
• opłaty za utrzymanie serwisu internetowego,
• odsetki za prowadzenie rachunku bankowego.

Decyzję o tym co jest celowe i potrzebne firmie, aby przetrwać okres zawieszenia podejmuje przedsiębiorca. W razie kontroli organów skarbowych powinien on zatem wytłumaczyć racjonalność ponoszonych podczas zawieszenia wydatków i ich związek z działalnością. Dodatkowo nie należy zapominać o podstawowej zasadzie uznania wydatku za koszt, czyli konieczności jego prawidłowego udokumentowania, wykazania związku z przychodem i sprawdzenia czy nie jest to wydatek wymieniony w art. 23 uopdf jako nie stanowiący kosztu.

Jakich kosztów poniesionych w czasie zawieszenia nie uzna się za podatkowe?
Z pewnością do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca nie będzie mógł zaliczyć odpisów amortyzacyjnych bowiem zgodnie z ustawą (art. 22 c) składniki majątku, które nie są używane podczas zawieszenia nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. W związku z czym naliczanie odpisów amortyzacyjnych w okresie zawieszenia działalności należałoby również zawiesić.

Za koszt nie będą również uznane wydatki, które w oczach organów skarbowych nie są celowe i istotne przy zabezpieczeniu źródła przychodów. Za takie organ podatkowy może uznać np. zakup towarów handlowych podczas zawieszenia czy wydatki poniesione na promocję i reklamę.

Ponieważ podczas zawieszenia przedsiębiorcy mogą pominąć niektóre obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej m.in. z opłacanie składek ZUS, opłacanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy czy też składanie okresowych deklaracji VAT-7, rozliczenie kosztów podatkowych poniesionych w okresie zawieszenia nastąpi w pierwszym okresie po wznowieniu działalności lub jeżeli zawieszenie obejmuje przełom roku zostaną wykazane w deklaracji rocznej. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z obowiązku złożenia zeznania rocznego PIT.