Faktura bez NIP a odliczenie VAT i koszty firmy

Przeczytaj także: Czy faktura bez NIP nabywcy pozbawia prawa do odliczenia VAT?

Co mówią przepisy a co urzędy?
Niezaprzeczalną kwestią jest, że rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur określa konieczność zamieszczania na dokumentach sprzedażowych numerów identyfikacji podatkowej zarówno sprzedawcy jak i nabywcy. Organy skarbowe jednak dopuszczają ujęcie w kosztach faktur, na których przez pomyłkę nie uwzględniono numeru NIP nabywcy i dają możliwość odliczenia od nich podatku VAT. Stawiają jednak warunek - pozostałe dane identyfikujące, tzn. nazwa oraz adres, są prawidłowe i pozwalają jednoznacznie stwierdzić, że zakupu dokonał ten a nie inny podmiot. Faktura ma za zadanie przede wszystkim dokumentować rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych, a uchybienie jakim jest brak ujęcia numeru NIP nabywcy można potraktować jako techniczną pomyłkę - błąd mniejszej wagi.

Konieczna nota korygująca
Pomimo tego, że dopuszcza się księgowanie faktury bez NIP nabywcy, oczywiście jeżeli pozostałe dane są poprawne, otrzymując faktury z niekompletnymi danymi nabywca ma możliwość uzupełnienia brakujących treści notą korygującą. Jest to dokument księgowy pozwalający na korektę danych otrzymanej faktury, który powinien zawierać przede wszystkim:

• określenie NOTA KORYGUJĄCA;
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (datę jej wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury);
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Dopuszcza się również zamiast wystawienia noty korygującej zgłoszenie wady samemu sprzedawcy i wystawienie przez niego faktury korygującej dane do wystawionej błędnie pierwotnej faktury.

Bez noty korygującej – wyjątki
Nie zawsze jednak brak numeru NIP na fakturze oznacza konieczność wystawiania noty korygującej przez nabywcę lub faktury korygującej dane przez sprzedawcę. Przepisy bowiem uwzględniają wyjątki, przy których dane o numerze identyfikacyjnym nabywcy na fakturze można pominąć. Ma to miejsce w przypadku faktur dotyczących dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych i usług "komunalnych" (wymienionych w poz. 140-153, 174, 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT).

Otrzymując fakturę bez numeru NIP przedsiębiorca nie musi być skazany na jej odrzucenie jako, że nie spełnia w pełni obowiązujących przepisów. Jeżeli transakcja nią udokumentowana faktycznie miała miejsce i została prawidłowo rozliczona, dopuszcza się księgowanie na podstawie dokumentu z pominiętym numerem NIP nabywcy.