Likwidacja firmy a przechowywanie księgi podatkowej

Przeczytaj także: Ewidencja w PKPiR zakupu usług jak towarów czy materiałów

Akt prawny, o którym mowa we wstępie, to oczywiście rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. §2 tego rozporządzenia mówi, że przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić księgę wg wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia, na zasadach w nim określonych.

§9 rozporządzenia mówi natomiast, że księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. W przypadku powierzenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu, winna ona się znajdować pod adresem tego biura (tj. tam, gdzie jest prowadzona; warto tutaj dodać, że w przypadku powierzenia prowadzenia księgi biuru rachunkowemu podatnik winien o tym zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego wskazując w nim m.in. adres prowadzenia i przechowywania księgi).

Niemniej przytoczone wyżej przepisy mają zastosowanie w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej. Jak natomiast zachować się po jej likwidacji? Czy przechowywanie księgi (i dowodów źródłowych) w tym czasie także jest konieczne?

Odpowiedzi na to pytanie w przytoczonym rozporządzeniu nie znajdziemy. Trzeba się tutaj odnieść do przepisów Ordynacji podatkowej. Jej art. 86 mówi, że podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązani podatkowego.
Jeżeli zaś nastąpi likwidacja lub rozwiązanie osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Warto przy tym pamiętać, co ustawodawca nakazuje rozumieć pod pojęciem ksiąg podatkowych. Otóż zgodnie z art. 3 ust. 4 Ordynacji podatkowej księgami takimi są księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje natomiast co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności (o czym z kolei mówi art. 70 §1 Ordynacji podatkowej). Nie można jednak zapominać, że w tym czasie może wystąpić zdarzenie mające wpływ na wydłużenie tego terminu (w postaci zawieszenia bądź przerwania biegu przedawnienia; zdarzenia te zostały określone w art. 68-71 Ordynacji podatkowej).

Analiza powyższego prowadzi zatem do wniosku, że przez określony czas po likwidacji działalności gospodarczej podatnik w dalszym ciągu musi przechowywać dokumentację z nią związaną – nie ma prawa jej zniszczyć i to tak długo, aż nie przedawni się zobowiązanie podatkowe. Warto przy tym pamiętać, że termin płatności podatku dochodowego od osób fizycznych za dany rok podatkowy przypada w roku następnym, czyli np. za rok 2013, w zależności od wybranej formy opodatkowania z końcem stycznia lub kwietnia roku 2014. Oznacza to, że zarówno PKPiR jak i inne ewidencje, rejestry czy dowody księgowe będące podstawą zapisów w tej księdze za ten rok należy bezwzględnie przechowywać minimum do końca roku 2019. Tyczy się to także tych podatników, którzy wcześniej dokonali likwidacji działalności gospodarczej.