Zapisy w ewidencji przychodów gdy kasa fiskalna

Przeczytaj także: Obliczanie ryczałtu ewidencjonowanego narastająco?

Zasady prowadzenia ewidencji przychodów zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencję taką należy przede wszystkim prowadzić wg ustalonego wzoru, który został określony w załączniku do tego rozporządzenia.

Co się z kolei tyczy samego ujmowania zdarzeń gospodarczych, §3 rozporządzenia wskazuje, że zapisy w tej ewidencji winny być dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej "fakturami", wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wartość tych przychodów za ten dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Obecnie ustawodawca w sposób szczegółowy uregulował także postępowanie podatników, którzy ewidencjonują swoją sprzedaż przy użyciu kasy fiskalnej. Ust. 2 przytoczonego przepisu mówi bowiem, że w takim przypadku zapisów w ewidencji należy dokonywać na podstawie danych wynikających co do zasady z raportów dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodów. Na odwrocie takiego raportu dobowego, podatnik powinien wpisać łączną wartość przychodów, wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Zapisów takich nie trzeba przy tym dokonywać każdego dnia. W §3 ust. 3 rozporządzenia ustawodawca wskazał, że zapisy takie mogą być dokonywane na koniec każdego miesiąca, nie później niż do 20-tego dnia miesiąca następnego, na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. W takim przypadku na odwrocie raportu miesięcznego podatnik winien wpisać łączną wartość przychodów, wynikającą z tego raportu z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu.

Korygowanie danych wynikających z raportów dobowych i miesięcznych winno natomiast następować na podstawie odrębnych ewidencji (do których prowadzenia obecnie użytkownicy kas fiskalnych są obowiązani; chodzi tutaj o ewidencję zwrotów towarów i uznanych reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek). Natomiast korekty, które nie podlegają ujęciu w tych ewidencjach, należy wpisać na odwrocie danego raportu (dobowego lub miesięcznego).

Warto w tym miejscu dodać, że tak szczegółowe regulacje dotyczące sposobu dokonywania zapisów w ewidencji przychodów w przypadku sprzedaży rejestrowanej na kasie fiskalnej, obowiązują od 11 maja 2013 r. Wcześniej sprzedaż na kasie fiskalnej mieściła się w pojęciu sprzedaży nieudokumentowanej określonej w §3 ust. 1 (a opisanej wyżej). Obecnie natomiast na potrzeby prowadzenia ewidencji przychodów ustawodawca rozróżnia sprzedaż udokumentowaną, sprzedaż zarejestrowaną przy użyciu kasy rejestrującej oraz sprzedaż nieudokumentowaną (która występuje w przypadku podatników nieposiadających urządzeń fiskalnych).

Ustawodawca w omawianym rozporządzeniu wskazał także jak należy się zachować w przypadku faktur wystawionych do paragonów (a więc sprzedaży zaewidencjonowanej wcześniej na kasie rejestrującej). W takich sytuacjach podatnicy nie wpisują do ewidencji przychodów kwot wynikających z takich faktur. Winni oni jednak w sposób trwałych połączyć zwrócony przez klienta paragon fiskalny z kopiami wystawionych faktur.