Podróże służbowe w 2013 r. a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Podróże służbowe 2013: wyższe diety = niższy podatek

5. Zaliczki – wypłacane najczęściej w walucie docelowego kraju podróży, ale za zgodą pracownika jej równowartość może być wypłacona również w walucie polskiej. Pracownik musi otrzymać taką zaliczkę, w celu pokrycia niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju, jeszcze przed wyjazdem na delegację. Natomiast gdy wydatki okażą się wyższe niż kwota zaliczki, pracodawca może przesłać pracownikowi kolejną zaliczkę.

6. Rozliczenie – pracodawca na rozliczenie z pracownikiem ma 14 dni od jego powrotu z podróży służbowej. Rozliczenie następuje w złotych, wydatki podane w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia (dzień rozliczenia to dzień faktycznego, fizycznego rozliczenia z pracownikiem, który stanowi także datę ujęcia kosztu). Jeśli wystąpią różnice kursowe (między dniem zapłaty a dniem rozliczania kosztów), wtedy koszty powiększa się lub obniża o tę różnicę. Stosowana przez pracodawcę metoda rozliczania kosztów podróży zagranicznej powinna zostać opisana w dokumentacji zawierającej przyjęte w firmie zasady rachunkowości.

Zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika, po kursie jaki obowiązywał w dniu jej wydania.

7. Kwestia podatkowa
W przypadku podróży służbowych zagranicznych nie przysługuje prawo do odliczania podatku VAT, gdyż poniesione wydatki zazwyczaj nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT-em. Odliczenie podatku VAT może nastąpić jedynie w przypadku paliw będących środkami trwałymi w firmie.

Zwroty kosztów noclegu za granicą ponad ustalony limit stanowią świadczenie, od którego nie trzeba odprowadzać składek ZUS ani naliczać podatku, ale tylko wtedy, gdy koszty te są potwierdzone dokumentem – rachunkiem lub fakturą oraz pracodawca zgodzi się na pokrycie kosztów wyższych niż ustalony limit. Ponadto opodatkowaniu i oskładkowaniu nie podlega także kwota nadwyżki zwrotu kosztów poniesionych przez zatrudnionego ponad limit ryczałtu noclegowego.

Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki, wówczas zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania, ale tylko do wysokości ryczałtu na dojazdy.

Podróże służbowe a umowy cywilnoprawne
1. Definicja podróży służbowej zleceniobiorcy – podróżą służbową dla zleceniobiorcy jest wyjazd, uzasadniony koniecznością przeprowadzenia czynności będącej przedmiotem zlecenia, poza miejscowość określoną jako miejsce wykonywania umowy, miejsce zamieszkania zleceniobiorcy lub inną miejscowość określoną zgodnie z wolą stron.

2. Należności – z powyższej definicji wynika, iż podróże służbowe mogą odbywać również osoby, których obejmują umowy cywilnoprawne. Jednak takie osoby w świetle Kodeksu pracy nie są pracownikami, zatem w stosunku do nich nie mają wprost zastosowania np. regulacje dotyczące czasu pracy, czy przepisy rozporządzeń w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz odpowiednio poza granicami kraju. Dlatego też odpowiednią adnotację o takich podróżach trzeba zawrzeć w umowie (uregulować w niej sprawę należności podróży służbowych), w której strony mogą dowolnie kształtować swoje prawa i obowiązki, ale pod warunkiem, że treść umowy lub jej cel nie sprzeciwiają się właściwości stosunku prawnego, jaki powstanie na podstawie tej umowy oraz przepisom prawa lub zasadom współżycia społecznego.

3. Rozliczenie – rozliczanie kosztów podróży służbowych w ramach umów cywilnoprawnych przeprowadza się na podobnych zasadach, które stosuje się wobec pracowników etatowych.

4. Kwestia podatkowa
Mimo że zleceniodawca i zleceniobiorca nie są związani umową o pracę (a umową zlecenia lub o dzieło), to ten pierwszy może wliczyć w koszty podatkowe zarówno podróż krajową jak i zagraniczną odbywaną przez zleceniobiorcę na wyraźne zlecenie zleceniodawcy i ściśle związaną z interesami zleceniodawcy oraz ze zleconym zadaniem.

Dla zleceniobiorcy zwrot kosztów podróży służbowej jest przychodem podatkowych będącym częścią wynagrodzenia zgodnego z zawartą umową.

Podobnie jak w przypadku pracowników etatowych, także w przypadku zleceniobiorców udających się w podróż służbową na polecenie zleceniodawcy, zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Z tym że tutaj zwolnienie podatkowe stosuje się tylko wtedy, gdy otrzymane świadczenia nie zostały przez zleceniobiorcę zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione przez zleceniodawcę, by osiągnąć przychód lub by zrealizować zadania organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie odrębnych ustaw, lub zostały poniesione przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich, czy też przez organy władzy i administracji państwowej czy samorządowej oraz jednostki im podległe czy przez nie nadzorowane.

Paleta uwarunkowań związanych z podróżami służbowymi jest dość rozległa. Jednak zarówno w interesie pracodawcy, jak i pracownika jest zapoznanie się z nią. Pracownik powinien zdawać sobie sprawę z tego, do jakich należności ma prawo i jakie zobowiązania powstają w związku z nimi. Co więcej, musi on pamiętać o odpowiednim udokumentowaniu wszystkich poniesionych wydatków. Wyjątek stanowią tu należności wypłacane w postaci ryczałtu, wydatki w tej sytuacji nie wymagają udokumentowania, a także podróż służbowa odbywana prywatnym samochodem przez pracownika etatowego (inaczej jest w przypadku zleceniobiorców), bo wtedy pracownik nie ma obowiązku gromadzenia dokumentów potwierdzających poniesione koszty podróży, takie jak np. wydatki na paliwo, opłaty za przejazd płatną autostradą, wystarczy wówczas prowadzenie przez niego ewidencji przebiegu pojazdu. Z kolei pracodawca nie może ujmować pracownikowi przysługujących mu przywilejów.

Ponadto warto wiedzieć, że prowadząc działalność gospodarczą, czy zawierając umowy cywilnoprawne, zachowuje się prawo do należności związanych z podróżami służbowymi. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą, niemal analogicznie jak w przypadku pracowników etatowych, mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową w koszty podatkowe, pod warunkiem oczywiście ich należytego udokumentowania.