Podróże służbowe w 2013 r. a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Podróże służbowe 2013: wyższe diety = niższy podatek

Zwolnieniu z opodatkowania podlegają diety oraz inne należności do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach dotyczących wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Natomiast zwracanie pracownikom wydatków na posiłki w delegacji w wysokości przekraczającej kwotę należnej diety wiąże się z koniecznością naliczenia od nadwyżki należności podatkowo-składkowych (nadwyżki te podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych).

Zwolnieniu z opodatkowania podlega również przychód wynikający z wartości zapewnionego i opłaconego przez pracodawcę wyżywienia dla delegowanych osób.

Pracownik w czasie delegacji może skorzystać także z taksówki, wówczas zwrot kwot wydatkowych na ten środek transportu podlega zwolnieniu z opodatkowania w pełnej wysokości, pod warunkiem uzyskania na przejazd zgody pracodawcy i właściwego udokumentowania wydatku, np. rachunkiem.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową do kosztów podatkowych, ale ich poniesienie musi mieć wpływ na uzyskanie przychodu i nie mogą być one wyszczególnione w katalogu niebędących kosztami. Jeśli chodzi o koszty ryczałtowe, to przepisy podatkowe pozwalają na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie tych uwzględniających diety za czas podróży w wysokości, jaka została przewidziana w przepisach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Pozostałe należności o charakterze ryczałtowym nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Dlatego też wszelkie inne wydatki, poza dietami muszą być odpowiednio udokumentowane, np. w formie rachunku lub faktury oraz przedsiębiorca musi udowodnić, że odbyte przez niego podróże służbowe mogą mieć lub mają wpływ na efekty prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, czyli uzyskiwanie przychodu. Co więcej, osoby prowadzące działalność gospodarczą mogą zaliczyć do kosztów wszelkie, odpowiednio udokumentowane wydatki poniesione w trakcie podróży służbowej związane z samochodem osobowym, który jest elementem majątku trwałego. Jednak jeśli nie jest, wówczas należy uwzględnić stawkę kilometrową – koszty eksploatacji samochodu będą mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko do wysokości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu. W celu ustalenia faktycznego przebiegu pojazdu przedsiębiorca zobowiązany jest do założenia ewidencji przebiegu.

II. Zagraniczne podróże służbowe
1. Dieta
Wysokość diety – wysokość diet zagranicznych określa załącznik do wspomnianego wcześniej rozporządzenia. Ich wysokość oczywiście różni się w zależności od kraju, w którym odbywa się podróż służbowa (prywatni pracodawcy mogą ustalić stawki diet zagranicznych na innym poziomie, przy czym tak ustalona dieta nie może być niższa niż 23 zł). Pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin i następnie za każdą pełną dobę podróży, połowa – od ponad 8 do 12 godzin. Natomiast do 8 godzin naliczana jest jedna trzecia diety. Nowością w przepisach obowiązujących od 2013 roku jest możliwość ustalenia więcej niż jednego państwa docelowego, jeśli podróż zagraniczna odbywana jest do dwóch lub więcej państw.

W zależności od rodzaju środka, którym porusza się pracownik odbywający podróż służbową, inaczej naliczany jest czas trwania delegacji i tak: środek komunikacji lądowej – czas podróży rozpoczyna się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę i trwa do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju; środek komunikacji lotniczej – czas podróży rozpoczyna się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i trwa do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju oraz środek komunikacji morskiej – czas podróży rozpoczyna się od momentu wyjścia statku z portu polskiego i trwa do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego. W celu poprawnego rozliczenia czasu trwania podróży służbowej pracodawca ma prawo wymagać od pracownika udokumentowania wyjazdu z kraju w postaci biletu na określony środek lokomocji oraz dotarcia na miejsce – np. kontrahent może wystawić takie potwierdzenie. Ponadto pracownik zobowiązany jest do podania godziny przyjazdu i wyjazdu.

Podróż odbyta na terenie kraju najczęściej traktowana jest jako odrębna delegacja krajowa, za którą po zsumowaniu czasu jej trwania może przysługiwać pracownikowi odpowiednia dieta.

Gdy pracodawca zapewni pracownikowi całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacane jest w cenie karty okrętowej, pracownikowi przysługuje 25 proc. diety. A gdy pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie: śniadanie – 15 proc. diety, obiad – 30 proc. diety, kolacja 30 proc. diety.

Kurierowi dyplomatycznemu można podwyższyć dietę o 25 proc.

Jeśli pracownik otrzyma równowartość diety w postaci pieniężnej, dieta mu nie przysługuje, ale gdy ekwiwalent jest niższy od diety przysługuje mu wyrównanie do należnej diety.

2. Nocleg – rozliczanie kosztów następuje na podstawie rachunku wystawionego przez hotel. Jednak należy pamiętać o obowiązujących limitach (jeśli pracownik uzasadni przekroczenie limitu, pracodawca może go uwzględnić). Gdy pracownik nie przedłoży rachunków hotelowych, wówczas przysługuje mu jedynie 25 proc. limitu noclegu (innego w zależności od kraju).

Zwrot kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

3. Dojazd – podobnie jak w przypadku podróży służbowych krajowych.

Ponadto pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z przejazdem z dworca i do dworca (lotniska, portu) w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą lub w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Co więcej, pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje także ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej – 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży (nie dotyczy pracowników, którzy odbywają podróż służbowym lub prywatnym samochodem, a także którym strona zagraniczna zapewnia bezpłatny dojazd).

4. Należności za inne wydatki – podobnie jak w przypadku podróży służbowych krajowych.

Ponadto możliwy jest zwrot kosztów związanych z przewozem samolotem bagażu osobistego do 30 kg, ale tylko gdy podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Możliwy jest zwrot kosztów związanych z udokumentowanym leczeniem (choroby, której pracownik nabawił się podczas podróży służbowej) i z zakupionymi, niezbędnymi lekami (nie dotyczy chirurgi plastycznej, nabycia protez ortopedycznych i dentystycznych oraz zakupu okularów). Zwrot ten następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej (art. 5 pkt 32 Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.). W przypadku pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym w trakcie zagranicznej podróży służbowej pracownikowi przysługuje 25 % diety.

W razie zgonu pracownika pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.