Podróże służbowe w 2013 r. a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Podróże służbowe 2013: wyższe diety = niższy podatek

Warto zauważyć, że prawo pracy zezwala pracodawcom nienależącym do państwowej sfery budżetowej na w miarę swobodne ustalanie zasad dotyczących należności związanych z podróżą służbową. Postanowienia te zawiera się w:

• regulaminie wynagradzania;
• układzie zbiorowym pracy
• lub gdy powyższe nie są spełnione w umowie o pracę.

I. Krajowe podróże służbowe
1. Dieta – kwota na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży należna pracownikowi odbywającemu z polecenia pracodawcy podróż służbową na terenie kraju w ramach wykonywanej pracy.

Wysokość diety: od 1 marca 2013 roku wynosi 30 zł (do tego czasu - 23 zł). Jej czas trwania oblicza się od rozpoczęcia, czyli wyjazdu w podróż służbową do zakończenia, czyli powrotu z podróży służbowej. Pełna dieta przysługuje za ponad 12 godzin, połowa – od 8 do 12 godzin. Kolejna pełna dieta za każdą następną dobę naliczana jest po upływie 8 godzin, do 8 godzin naliczana jest tylko połowa diety.

Dieta nie przysługuje, gdy pracownikowi zapewniono całodzienne, bezpłatne wyżywienie (czyli co najmniej trzy posiłki, jeśli są dwa pracownikowi przysługuje pełna dieta), a także za dzień wolny od pracy, który pracownik wykorzystał na powrót do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Rozporządzenie z 29 stycznia 2013 roku (obowiązującego od 31 marca tego roku) podaje sposób zmniejszenia należnej diety w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie. Zgodnie z § 7 ust. 4 nowego rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt otrzymanego bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 25 proc.;
• obiad – 50 proc.;
• kolacja – o 25 proc.

2. Nocleg
Wysokość należności za nocleg – przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują dla pracownika zwrot kosztów noclegu w hotelu lub innym obiekcie świadczącym takie usługi w wysokości potwierdzonej rachunkiem lub fakturą (jednak do wysokości nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety - 600zł - za dobę hotelową) lub w formie ryczałtu (jeśli nie przedłoży się rachunku ani faktury) – ryczałt za nocleg to 150 proc. diety czyli, od 31 marca 2013 roku, 45 zł.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Przy czym przedsiębiorcy nie mogą korzystać z ryczałtu, bo do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie rzeczywiste wydatki poniesione na zapewnienie noclegu. Tymczasem prawo do ryczałtu za nocleg ma pracownik, który podróżuje samochodem wyposażonym w kabinę do spania.

3. Dojazd – to pracodawca określa środek transportu, jakim pracownik będzie się poruszać podczas podróży służbowej – pociągiem (I lub II klasa), samochodem, statkiem, autobusem lub samolotem (I lub II klasa). Jeśli pracownik bez żadnego uzasadnienia zmieni środek transportu, pracodawca ma prawo nie zwrócić mu kosztów przejazdu.

Wysokość należności za dojazd – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w wysokości przedstawionej na rachunku lub w postaci ryczałtu (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką) – 20 proc. diety, czyli 6 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt nie przysługuje osobom prowadzącym działalność gospodarczą oraz pracownikowi, który nie poniósł żadnych kosztów dojazdu. Ponadto należność za dojazd nie przysługuje pracownikowi, który odbywa podróż samochodem służbowym (chyba że w czasie podróży pracownik z własnej kieszeni będzie musiał kupić paliwo, wówczas zostaną mu zwrócone pieniądze przeznaczone na ten wydatek). Przy czym gdy, mimo odbywania podróży samochodem służbowym, pracownik korzystał ze środków komunikacji miejskiej, wówczas pracodawca musi wypłacić mu ryczałt lub zwrócić faktycznie poniesione wydatki przedstawione na podstawie np. biletów.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu w dniu wolnym od pracy, do miejsca stałego lub czasowego pobytu i z powrotem, jeśli w podróży służbowej jest minimum 10 dni, ale tylko tym środkiem transportu, który wyznaczył pracodawca.

Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika. Wówczas należności oblicza się według przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.). W takim przypadku ustala się stawkę kwotową za 1 kilometr przebiegu (należność wypłacana jest w postaci iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów oraz obowiązującej w tym czasie stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu):

• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 – 0,5214 zł
• samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 – 0,8358 zł;
• motocykl – 0,2302 zł;
• motorower – 0,1382 zł.

4. Należności za inne wydatki
Opłaty za: parkingi, bilety wstępu na targi, udział w konferencjach lub za korzystanie z łącza internetowego, przejazdy autostradą, wynajem samochodu, zakup materiałów szkoleniowych itp. W związku z tym, że wydatki takie nie są limitowane, przysługuje od nich zwrot w wysokości faktycznie poniesionej, jednak pod warunkiem, że dany wydatek jest zgodny z celem delegacji i został odpowiednio udokumentowany oraz zaakceptowany przez pracodawcę.

5. Zaliczki – zdarza się czasem tak, że pracownik otrzymuje od pracodawcy zaliczkę na przewidywane koszty podróży służbowej (pracownik w tym celu składa odpowiedni wniosek). Jednak w takiej sytuacji po powrocie z delegacji w ciągu 14 dni jest on zobowiązany do rozliczenia się z zaliczki – musi przedstawić szczegółowe zestawienie wydatków.

6. Kwestia podatkowa
Należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodu firmy, nawet jeśli świadczenia te z jednym wyjątkiem przekraczają limity określone w rozporządzeniach. W kwestii ich opodatkowania pracodawca korzysta z regulacji wynikających z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wyżej wspomniany wyjątek stanowi wydatek, który przekroczył limit stawek za jeden kilometr dla danej pojemności pojazdu, poniesiony w związku z podróżą prywatnym samochodem pracownika (gdy nie przekracza limitu pracownik, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów podatkowych pracodawcy, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).

Dla pracowników odbywających podróż służbową zwrot kosztów z tytułu tej podróży stanowi przychód ze stosunku pracy, który nie podlega opodatkowaniu. Dzieje się tak, ponieważ należności za podróż służbową nie mają charakteru przysporzenia majątkowego. Jednak sytuacja odwraca się, gdy diety i inne należności są wypłacane pracownikowi nienależnie lub ponad limit, np. gdy pracownik otrzymuje dietę za dzień, w którym korzysta z całodziennego, bezpłatnego wyżywienia. W takim przypadku po stronie pracownika powstaje przysporzenie majątkowe z tytułu niesłusznie otrzymanego świadczenia i wówczas od tego przychodu należy naliczyć podatek.