PKPiR: ewidencja przychodów z działalności gospodarczej

Przeczytaj także: Przychód ze sprzedaży: zapisy w KPiR

Przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej zostały przez ustawodawcę zdefiniowane w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Datą powstania przychodu jest natomiast z reguły dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności, w zależności od tego, która z tych czynności nastąpi jako pierwsza. W przypadku usług rozliczanych w okresach rozliczeniowych datą powstania przychodu jest ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego, nie rzadziej jednak niż raz w roku. W pozostałych przypadkach natomiast datą powstania przychodu jest dzień otrzymania zapłaty.

Co się zaś tyczy zapisów przychodów w księdze przychodów i rozchodów, zasadniczo przychody ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane na podstawie wystawionych faktur. Nie trzeba jednak zapisywać w księdze odrębnie każdej faktury, można to robić zbiorczo. Otóż jeżeli w danym dniu podatnik wystawia wiele faktur, zapisów w księdze może dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur. Zestawienie takie winno zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.

Na podstawie takich zestawień sprzedaży zapisów w księdze należy dokonywać jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Na tym nie koniec. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży na potrzeby podatku VAT, zapisy w księdze dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą być dokonywane na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Zastawienie takie winno zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny podatek od towarów i usług oraz o wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów podatku od towarów i usług.

A jak postępować w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami?
Otóż w przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami zapisów w księdze należy dokonywać na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień.
Dowodu wewnętrznego nie trzeba sporządzać, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży (która musi zawierać numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz kwotę tego przychodu). Zapisów w ewidencji sprzedaży podatnik winien dokonywać po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W księdze z kolei zapisów na podstawie ewidencji sprzedaży podatnik może dokonywać w jednej pozycji na koniec miesiąca. Wpisaniu do KPiR w takim przypadku podlega podsumowanie miesięcznej sprzedaży wynikającej z ewidencji.

Z kolei podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kasy fiskalnej dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.
Podatnicy tacy mogą również dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. W takim przypadku zapisów w księdze dokonuje się na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zapisu należy tutaj dokonać w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Zestawienie raportów dobowych winno zawierać co najmniej: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Warto pamiętać, że podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kas fiskalnych nie wpisują do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Zapisy dotyczące innych przychodów z kolei są dokonywane na podstawie dowodów je potwierdzających.