Kara umowna a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Kara umowna nie zawsze zmniejszy podatek dochodowy

Przykładowo, spółka zajmuje się handlem węglem, który jest do jej magazynów dostarczany wypożyczonymi wagonami. Czasami, z uwagi na fakt że w magazynach nie ma miejsca i nie ma gdzie rozładować wagonów, spółka przetrzymuje je przez okres dłuższy niż ustalony w umowie. Za przetrzymanie wagonów jest obciążana karą. Czy może ją zaliczyć do KUP?

Wyłączenie z kosztów tylko konkretnych kar
Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 22 u.p.d.o.p., nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Brzmienie powyższego przepisu implikuje wniosek, iż katalog okoliczności powodujących wyłączenie odszkodowań i kar umownych z kosztów podatkowych ma charakter zamknięty i obejmuje:

• wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
• zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłokę w usunięciu wad towarów,
• zwłokę w usunięciu wad wykonanych robót i usług.

Wyłączenie wydatku na karę umowną jest zatem konieczne tylko w przypadkach, gdy kary te płacone są w związku z okolicznościami wskazanymi powyżej.

Powiązanie z przychodem
Kary i odszkodowania z tytułu innego niż wymienione w art. 16 ust. 1 pkt. 22 u.p.d.o.p. mogą być zaliczone do KUP pod warunkiem spełnienie zasady ogólnej, czyli istnienia związku przyczynowo-skutkowego między płaconą karą a uzyskaniem przychodu. Podatnik musi być zatem w stanie udowodnić, iż wydatek będzie miał (chociażby potencjalnie) wpływ na wygenerowanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie jego źródła.

We wskazanym przykładzie, opłata ze przetrzymanie wagonów nie będzie objęta zakresem powyższego przepisu - kara za przetrzymanie wagonów nie stanowi żadnej z kar wyszczególnionych w art. 16 ust. 1 pkt. 22 u.p.d.o.p. Konieczna jest jednak jeszcze ocena, czy została spełniona przesłanka ogólna wskazana w art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. tzn. czy zapłata przedmiotowej kary będzie miała związek z uzyskaniem przychodu, zachowaniem bądź zabezpieczeniem jego źródła.

Istotna jest należyta staranność
W przypadku kar umownych związanych z przetrzymaniem rzeczy organy podatkowe podkreślają, że nałożone kary nie mogą wynikać z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania przedsiębiorcy. Przykładowo, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 września 2010r., IBPBI/2/423-869/10/BG można przeczytać: „Co do pozostałych kar i odszkodowań, ich nieujęcie w negatywnym katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 updop nie oznacza, automatycznie że można taki wydatek uznać za koszt podatkowy. Pomiędzy poniesionym kosztem a potencjalnym przychodem musi zaistnieć związek przyczynowo-skutkowy, albo musi być to wydatek poniesiony w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. (…) Niezwykle istotne jest aby obiektywna ocena działań podatnika skutkowała możliwością uznania ich za racjonalne, podjęte przy zachowaniu zasad staranności, które to działania muszą cechować przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą.”

Decyduje powód
Jak wynika z powyższego, dla rozstrzygnięcia czy kara umowna może stanowić KUP istotne jest określenie z jakich powodów trzeba zapłacić karę. W przedstawionym przykładzie w magazynach spółki nie ma miejsca, żeby zmieścić się w czasie z rozładowaniem, więc towar stoi w wagonach i czeka na moment rozładunku. W takiej sytuacji przetrzymywanie wagonów jest uzasadnione gospodarczo, gdyż spółka z braku miejsca w magazynach nie ma możliwości wcześniejszego zwolnienia wagonów i wykorzystuje je jako miejsce przechowania. Z tego względu wydaje się, iż istnieje możliwości zaliczenia wskazanej w przytoczonym przykładzie kary do KUP. Niemniej jednak należy mieć na względzie że organy podatkowe mogą uznać, iż spółka nie wykazała się należytą starannością gdyż nie zapewniła na czas wolnej przestrzeni w magazynach, w związku z czym nie powinna zaliczać przedmiotowego wydatku do kosztów.