Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

W niektórych przypadkach nie trzeba podawać w fakturach wszystkich ww. danych, np. w fakturach wystawianych przez usługobiorców usług świadczonych przez podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju czy przez prodmioty nabywające towary, jeżeli dokonującym ich dostawy na terytorium kraju jest podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, nie wykazuje się danych dotyczących stawki i kwoty podatku.

Istotną zmianą wprowadzoną z początkiem 2013 r. jest ograniczenie w § 5 ust. 4 pkt 3 rozporządzenia fakturowego katalogu przypadków, w których nie ma potrzeby zawierania na fakturze numeru NIP nabywcy (wcześniej zawartego w § 7 ust. 1 i 2 rozporządzenia fakturowego). W § 5 rozporządzenia fakturowego NIP zastąpiono bowiem numerem, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług lub podatku od wartości dodanej. W konsekwencji tych zmian nie ma uzasadnienia do podawania na fakturze numeru NIP w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej czy też nieposługujących się takim numerem, jak również podmiotów z państw trzecich. Z dotychczas obowiązujących regulacji pozostawiono natomiast możliwość niepodawania numeru, za pomocą którego nabywca (inny podatnik) jest zidentyfikowany dla podatku w sytuacji sprzedaży energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiotelekomunikacyjnych oraz świadczenia usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, z wyjątkiem jednak przypadku, gdy dana transakcja będzie dokumentowana fakturą uproszczoną. Podatnik dokonujący zatem ww. czynności na rzecz innego podatnika, w przypadku transakcji do 450 zł, ma wybór, czy dokumentować tę transakcję fakturą „pełną”, jedynie bez numeru identyfikacyjnego VAT nabywcy, czy też wystawiać fakturę uproszczoną, niezawierającą żadnych innych danych identyfikujących nabywcę poza tym numerem.

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika należy dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. W przypadku gdy faktura przesłana w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Jeżeli podatnik sprzedał towar w opakowaniu zwrotnym, pobierając lub określając w umowie za to opakowanie kaucję, wartości opakowania nie uwzględnia się w treści faktury dokumentującej sprzedaż. Fakturę dokumentującą kwotę należności z tytułu niezwrócenia przez odbiorcę tych opakowań wystawia się nie później niż siódmego dnia po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowań. Jeśli w umowie nie określono daty zwrotu opakowań, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowań.

Faktury wystawia się co najmniej w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
W przypadku sprzedaży egzekucyjnej faktura jest wystawiana w 3 egzemplarzach; jeden egzemplarz faktury jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, trzeci - przekazuje dłużnikowi.

Natomiast w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

1. podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2. nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1 rozporządzenia fakturowego, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3. nabywca wystawiający fakturę nazywaną notą korygującą przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4. organ egzekucyjny lub komornik sądowy przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Samofakturowanie
Przepis § 6 rozporządzenia fakturowego w nowym brzmieniu przewiduje możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez upoważnione przez niego osoby trzecie, w szczególności przez jego przedstawiciela podatkowego, oraz przez nabywcę towarów lub usług, będącego podatnikiem podatku, podatku od wartości dodanej bądź podatku o podobnym charakterze, czy też osobą prawną niebędącą takim podatnikiem. Samofakturowanie przez nabywcę ma zastosowanie do sprzedaży dokonywanej na jego rzecz; obejmuje też możliwość wystawiania faktur zaliczkowych. Ponadto może mieć zastosowanie w przypadku dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem opodatkowania jest kraj trzeci. W przypadku samofakturowania dokonywanego przez nabywcę towarów i usług, których to miejscem opodatkowania jest inne niż Polska państwo członkowskie UE, zastosowanie znajdują regulacje dotyczące fakturowania obowiązujące w tym państwie członkowskim.

Odbiurokratyzowano przy tym szereg istniejących wcześniej wymogów dotyczących samofakturowania, takich jak np. obowiązek informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy na samofakturowanie, pozostawiając kwestie wyboru takiego rozwiązania i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur w gestii poszczególnych stron sprzedaży. Przyjęte rozwiązanie resort finansów określa mianem likwidacji sformalizowanej dotąd procedury i warunków wystawiania faktur przez nabywcę.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia fakturowego, obecnie podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, który powinien wystawić fakturę, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące:

1. dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu,
2. otrzymanie części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (np. przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), oraz
3. dostawę towarów lub świadczenie usług dokonywanych przez podatnika posiadającego na terytorium kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w przypadku braku na terytorium kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej - posiadającego na terytorium kraju stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.

- jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika, zobowiązanego do wystawiania faktur, również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy.

Terminy wystawiania faktur
Znowelizowane przepisy § 9 rozporządzenia fakturowego regulują kompleksowo terminy wystawiania faktur. Dokonana zmiana polega w przeważającej mierze na uproszczeniu i uporządkowaniu regulacji obowiązujących dotąd. Przepisy § 9 rozporządzenia fakturowego w zmienionym brzmieniu utrzymują dotychczasową zasadę obowiązku wystawiania faktur w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi lub – w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym (jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży) – od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.