Zasady wystawiania faktur (VAT) w roku 2013

Przeczytaj także: Zasady wystawiania faktur elektronicznych: kontrola biznesowa

Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty.

Znaczenie przykładane do dokumentów uzupełniających winno odzwierciedlać takie czynniki, jak stopień niezależności wystawcy dokumentów uzupełniających od podatnika oraz wagę przywiązywaną do tych dokumentów w procesie księgowania. Ważnym aspektem tego typu kontroli biznesowej jest fakt, że faktura podlega sprawdzeniu jako dokument w procesie biznesowym i księgowym, nie jest natomiast traktowana jako dokument niezależny i autonomiczny.

Ważne jest, aby pamiętać, że faktury w formie papierowej lub elektronicznej są – ogólnie rzecz ujmując – tylko jednym z dokumentów w zestawie dokumentów związanych z transakcją i ją dokumentujących.

Kontrola biznesowa spełnia wymogi omawianych przepisów, jeśli daje pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą/usługą. Można tego dokonać w ramach odpowiednio ugruntowanej wiedzy z zakresu rachunkowości, ale np. również poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu czy realizacji płatności). Przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania. W przypadku dostawcy lub usługodawcy fakturę można zestawić z zamówieniem, dokumentami transportowymi oraz z dowodem zapłaty. W przypadku nabywcy lub usługobiorcy fakturę można zestawić z zatwierdzonym zamówieniem (potwierdzeniem zakupu), potwierdzeniem dostawy, poleceniem i potwierdzeniem przelewu. Jednak są to jedynie przykłady typowych dokumentów, jakie mogą być dostępne, ponieważ wiele innych dokumentów może być też zestawianych z fakturą.

Jeśli chodzi o tzw. wiarygodną ścieżkę audytu, to w ramach rachunkowości ścieżkę audytu można opisać jako udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia poprzez dokument źródłowy, taki jak zamówienie, do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych, i na odwrót, mający zapewnić związek między różnymi dokumentami w takim procesie. Ścieżka audytu obejmuje dokumenty źródłowe i realizowane transakcje oraz odniesienia do powiązań pomiędzy nimi. Ścieżkę audytu można opisać jako wiarygodną w przypadku, gdy związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Można to osiągnąć wykorzystując przykładowo, dokumenty osób trzecich (np. wyciągi bankowe), dokumenty nabywcy lub usługobiorcy albo dostawcy lub usługodawcy (dokumenty drugiej strony transakcji) lub poprzez wewnętrzne kontrole (np. rozdziału obowiązków).

Dla celów VAT ścieżka audytu powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tak aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce.

Środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, pozostawia się uznaniu podatnika. Przykładem mógłby być zestaw różnych dokumentów, takich jak zamówienie, dokumenty transportowe i sama faktura, ze wskazaniem dopasowania tych dokumentów, lub nawet sam fakt, że te 3 dokumenty rzeczywiście do siebie pasują.

Podobnie jak w przypadku kontroli biznesowych, wiarygodna ścieżka audytu powinna być odpowiednia do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinna uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców czy usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki, takie jak wymogi dotyczące sprawozdawczości finansowej oraz kontroli.

Przepisy którego państwa członkowskiego mają zastosowanie?
W razie gdy przedsiębiorcy dokonują dostaw towarów lub świadczą usługi na rzecz nabywców bądź usługobiorców w innych państwach członkowskich, mogą pojawić się trudności w ustaleniu państwa członkowskiego, którego przepisy dotyczące fakturowania mają zastosowanie. W przepisie § 26a, dodanym do rozporządzenia fakturowego z początkiem 2013 r. sformułowane zostały zasady ogólne fakturowania w zakresie, w jakim stanowią implementację art. 219a dyrektywy 2006/112/WE, dodanego przez dyrektywę 2010/45/UE Rady. Regulacja ta ma zapewnić pewność prawa w odniesieniu do zobowiązań dotyczących fakturowania poprzez wyraźne określenie zakresu objętego daną jurysdykcją.

Podstawową regułą jest, iż państwo członkowskie, w którym ma miejsce dostawa, określa zasady fakturowania. Istnieją jednak dwa wyjątki od tej zasady. Dotyczą one dostaw transgranicznych objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia oraz dostaw podlegających opodatkowaniu poza terytorium UE. W takich przypadkach zastosowanie mają przepisy państwa członkowskiego, w którym dostawca ma siedzibę bądź stałe miejsce prowadzenia działalności, z którego wykonywana jest dostawa towaru bądź w którym dostawca ma stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu.

Dla dostawców mających siedzibę poza UE, dokonujących dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu w UE, wyjątki nie mają zastosowania, natomiast zawsze stosuje się podstawową zasadę fakturowania, a więc zasadę państwa członkowskiego, w którym ma miejsce dostawa.

W równym stopniu podstawowa zasada ma zawsze zastosowanie w przypadku samofakturowania, w którym odbiorca wystawiający fakturę również podlega opodatkowaniu w ramach odwrotnego obciążenia. To państwo członkowskie, w którym ma miejsce dostawa, będzie więc ustalać zasady fakturowania.

Co istotne, regulacje dotyczące fakturowania, zawarte obecnie w rozporządzeniach Ministra Finansów, mocą ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 35), mają być przeniesione z dniem 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT.