Błędne podpisanie sprawozdania finansowego

Przeczytaj także: Prace związane ze sprawozdaniem finansowym za 2012 r.

Zgodnie z 52 ust. 2 wskazanej wyżej ustawy, sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (jednak za wyjątkiem m.in. spółek kapitałowych oraz spółek komandytowo-akcyjnych gdzie ten podpis nie jest wymagany) oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Własnoręczne podpisy powinny być złożone na każdym elemencie wchodzącym w skład rocznego sprawozdania finansowego. Ważne jest, aby sprawozdanie finansowe zostało prawidłowo podpisane, gdyż niedochowanie tego wymogu niesie za sobą poważne skutki.

Wykrycie nieprawidłowości w złożeniu podpisu na sprawozdaniu finansowym, a więc brak któregoś podpisu na dokumencie wchodzącym w skład sprawozdania lub umieszczenie tam podpisu osoby do tego nieuprawnionej, ma zazwyczaj miejsce na etapie badania tego dokumentu przez właściwy sąd, do którego sprawozdanie finansowe złożono. Sąd rejestrowy złożone dokumenty bada bowiem na wstępie pod względem formalnym, a tryb jego postępowania reguluje ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Gdy sąd stwierdzi nieprawidłowości w podpisach na sprawozdaniu finansowym, wezwie składającego, pod rygorem zwrócenia wniosku o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania do akt rejestrowych, do poprawienia lub uzupełnienia właściwego podpisu w terminie tygodniowym. Po bezskutecznym upływie tego terminu nastąpi zwrot wniosku i nie wywołuje on wówczas żadnych skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem go do sądu. W sytuacji poprawienia lub uzupełnienia podpisów w terminie, wniosek do którego dołączono sprawozdanie wywołuje jednak skutki od chwili jego pierwotnego wniesienia. Co istotne, nieprawidłowe podpisanie sprawozdania finansowego nie może skutkować automatycznym zwrotem złożonego wniosku do Krajowego Rejestru Sadowego tj. bez dodatkowego wezwania do usunięcia braków formalnych. Rygor ten zastrzeżony jest jedynie dla sytuacji, gdy składany wniosek nie został sporządzony na urzędowym formularzu, formularz został wypełniony w sposób nieprawidłowy lub też nie został należycie opłacony. W sytuacji, gdy usunięte zostaną nieprawidłowości w podpisach na sprawozdaniu finansowym, sąd wyda postanowienie o wpisie wzmianki o nim do rejestru i zawiadomi wnioskodawcę o dokonanym wpisie.

Zauważyć trzeba jeszcze, że nie zawsze brak złożenia podpisu przez zobowiązaną do tego osobę na sprawozdaniu finansowym skutkuje stwierdzeniem nieprawidłowości. A mianowicie osoby, na których ciąży obowiązek podpisania rocznego sprawozdania finansowego, mogą odmówić złożenia podpisu, załączyć muszą jednak wówczas do tego dokumentu pisemne uzasadnienie. Przedmiotowe wyjaśnienie staje się integralną częścią rocznego sprawozdania i może ono funkcjonować bez podpisu.


Tomasz Gawarecki, prawnik KKPW
www.kkpw.pl