Kiedy odzież (służbowa) w koszty firmy?

Przeczytaj także: Odzież dla pracowników jako koszty firmy

Ustawodawca nie wyszczególnia w żadnym z dokumentów wydatków poniesionych na zakup odzieży wykorzystywanej na potrzeby działalności, a co za tym idzie, nie wskazuje konkretnych sposobów ich rozliczenia. Odpowiedź na powyższe pytanie determinuje zatem, zgodnie z ogólną zasadą powstawania kosztów podatkowych, związek ponoszonego wydatku z osiągnięciem przychodu, inaczej cel, któremu taki strój będzie służyć.

Kaski robotników do kosztów podatkowych
W niektórych typach działalności często konieczne jest zapewnienie pracownikom (a czasem i samemu przedsiębiorcy) stosownego ubioru. Aby wydatki poniesione na jego zakup mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, musi istnieć obowiązek noszenia go, a sam ubiór musi posiadać tylko i wyłącznie charakter służbowy.

Obowiązek noszenia określonego stroju służbowego wynika z pozostałych aktów prawnych, np. z przepisów BHP. Są to ubrania mające na celu ochronę zdrowia i życia pracowników narażonych przez szczególne warunki pracy na powstawanie jakichkolwiek uszczerbków na zdrowiu. Będą nimi przykładowo ochronne kaski, okulary, rękawiczki dla pracowników pracujących na budowie, kombinezony robocze, specjalne obuwie z podeszwą metalową dla hutników czy fartuchy i rękawiczki dla lekarzy i pielęgniarek. W indywidualnej interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 21.01.2011r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr organ zaznacza, iż "(…) ponieważ w ramach wykonywanej działalności gospodarczej Wnioskodawca wraz z pracownikami często wjeżdża na teren zakładów, gdzie panują zaostrzone środki bezpieczeństwa, przez co musi posiadać odpowiedni ochronny strój roboczy (…), wydatek poniesiony na owy strój, tj. kombinezon roboczy, buty ochronne, kask, kamizelkę ochronną, rękawice ochronne, okulary ochronne itp. dla Wnioskodawcy i osób z nim współpracujących może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, mając na uwadze treść art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych."

Obniżą podatek również kurtki z logo
Jeśli daną odzież przedsiębiorca zamierza wykorzystywać w celach reklamowych albo identyfikujących, czyli poprzez stroje ma zamiar budować wizerunek firmy, stymulować popyt na oferowane przez siebie towary, usługi lub markę, a co za tym idzie kształtować rozmiar osiąganych przychodów, wydatki poniesione na te stroje będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Taki strój jednak musi mieć charakter wyłącznie służbowy, uniemożliwiający wykorzystywanie go do celów osobistych. Musi też posiadać cechy charakterystyczne wyłącznie dla danego przedsiębiorstwa, innymi słowy wyjątkowy, pozwalający odróżnić przedsiębiorstwo od innych w postaci kroju, barwy czy przede wszystkim umieszczenia na nim trwale rozpowszechnionego logo firmy. Potwierdzenie powyższego stanowi kolejna indywidualna interpretacja poznańskiego organu podatkowego z dnia 10.09.2010r., nr ILPB1/415-699/10-4/KŁ, w której to organ stwierdza, iż "w związku z tym, że zakup stroju biznesowego wraz ze stałym oznaczeniem firmy daje możliwość dodatkowego pozyskiwania klientów (…), a kontakt z klientami w obsługiwanych biurach sprawi, iż firma stanie się bardziej rozpoznawalna dzięki dodatkowej reklamie na stroju, zwiększone zostanie zainteresowanie firmą, a dochody firmy poprzez wzrost świadczonych usług i sprzedaży wzrosną, wydatek poniesiony na nabycie owego stroju pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i stanowi koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych."

Eleganckie garnitury niezwiązane z działalnością
Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są natomiast, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 23 ustawy o podatku od osób fizycznych koszty reprezentacji. Co za tym idzie, stroje reprezentacyjne mające na celu wywołanie jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy, zaprezentowanie okazałości przedsiębiorstwa oraz utrzymanie oficjalnych i handlowych kontaktów z kontrahentami przedsiębiorcy również nie będą włączone do kosztów uzyskania przychodu. Będą to przede wszystkim wszystkie stroje pozbawione charakterystycznych dla danego przedsiębiorstwa cech, przykładowo gustowne garnitury znanych na rynku firm odzieżowych.


Katarzyna Miazek, Dominik Mędrzycki