Firma w mieszkaniu: dowody a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Firma w mieszkaniu: wydatki a koszty podatkowe

Rozpatrzmy następującą sytuację: Podatnik wykorzystuje na potrzeby działalności gospodarczej część swojego mieszkania. W związku z powyższym chciałby uwzględniać w kosztach prowadzonej firmy tą część wydatków związanych z eksploatacją mieszkania, które przypadają na działalność gospodarczą. Jako sposób ustalenia ich wysokości w łącznych kosztach eksploatacji przyjmie on proporcję powierzchni mieszkania przeznaczonego pod działalność w stosunku do całej jego powierzchni. Faktury za ponoszone opłaty (woda, ścieki, prąd, gaz) wystawione są w jednym miesiącu, zaś termin ich płatności przypada w miesiącu następnym. W którym miesiącu i na podstawie jakiego dokumentu należy ująć je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Nie ma przeszkód, aby w kosztach firmy ujmować wydatki związane z eksploatacją mieszkania wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej, w części przypadającej na tę działalność. Jednym ze sposobów określenia ich wysokości (w kosztach ogółem) jest wspomniana wyżej proporcja ustalona na podstawie powierzchni mieszkania wykorzystywanej na potrzeby firmy w stosunku do jego powierzchni całkowitej. Chodzi tutaj o wydatki ponoszone z tytułu czynszu, energii elektrycznej, wody itp.

Kwota takich wydatków wynika z wystawionych na imię i nazwisko podatnika faktur bądź dowodów opłat (w przypadku czynszu). Warto przy tym pamiętać, iż widniejące na nich opłaty dotyczą całej nieruchomości. Konieczne jest zatem ich rozbicie na część związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą i pozostałe. Wskazane wyżej dokumenty nie mogą być jednocześnie podstawą dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zgodnie bowiem z §14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia PKPiR, w celu określenia wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą podatnik winien wystawić dowodowy wewnętrzne. Podstawą do ich sporządzenia są dokumenty obejmujące całość opłat na te cele.

§14 ust. 1 rozporządzenia określa natomiast, jakie elementy takie dowody wewnętrzne winny zawierać. Są to: data i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków oraz określenie przedmiotu operacji gospodarczych i wysokości kosztów/wydatków.

Jak już podkreślono wyżej, podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego jest inny dokument zewnętrzny (np. faktura, rachunek czy dowód opłaty). Pozostaje przy tym do rozpatrzenia kwestia, w którym momencie dowód taki wystawić oraz ująć w kosztach uzyskania przychodu (wystawienia danego dokumentu, czy też terminie płatności).

Przepisy podatkowe wskazują jedynie, że dowody wewnętrzne wystawia się na podstawie innych dokumentów, nie regulują jednak w którym momencie należy je wystawić i odnieść w koszty. Ponieważ jednak przytoczone wyżej rozporządzenie mówi jedynie o tym, że dowód wewnętrzny wystawia się na podstawie innego dokumentu (np. faktury), zdaniem autora należy go sporządzić i uwzględnić w kosztach w miesiącu wystawienia tego dokumentu źródłowego. Pomocniczo można się tutaj posłużyć przepisami określającymi dzień poniesienia kosztu. W naszym przypadku będzie to art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mówi on, iż w przypadku podatników prowadzących księgę podatkową metodą uproszczoną, za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Co za tym idzie, zapisów w księdze na podstawie sporządzonego dowodu wewnętrznego także należy dokonać w miesiącu wystawienia dokumentu źródłowego (w postaci np. faktury, na podstawie której sporządzono dowód wewnętrzny).