Wierzytelności nieściągalne w koszty firmy: dowody

Przeczytaj także: Zapłata wierzytelności nieściągalnej uznanej za koszty podatkowe

Z uwagi na definicję przychodu, która wskazuje, iż przychodem są przychody należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, przedsiębiorca nawet w sytuacji gdy nie otrzymał zapłaty z tytułu zawartej umowy i tak jest zobowiązany do wykazania jej jako przychodu i odprowadzenia odpowiedniej kwoty podatku. Pomimo zatem, że nie otrzyma należności za świadczoną pracę, ponosi skutki podatkowe z tego tytułu.

Do KUP tylko pod pewnymi warunkami
Aby zminimalizować negatywne konsekwencje w przypadkach, w których dłużnik nie wywiązuje się z ciążącego na nim obowiązku zapłaty, ustawodawca przewidział możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wierzytelności odpisanych jako nieściągalne.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt. 25 updop (analogicznie art. 23 ust. 1 pkt. 20 updof) za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne na podstawie art. 12 ust. 3 ( art. 14 updof) i których nieściągalność została udokumentowana (w przypadku updof- uprawdopodobniona).

Z powyższego wynika, iż zasadą jest, że nieściągalne wierzytelności kosztem nie są. Przedsiębiorca może je jednak w pewnych przypadkach zaliczyć do kosztów.

Niezbędne przesłanki
Zaliczenia do kosztów podatkowych wierzytelności, których przedsiębiorca nie jest w stanie wyegzekwować od dłużnika, jest możliwe po spełnieniu następujących przesłanek:

1. wierzytelność musi być rozpoznana jako przychód. W przypadku osób prawnych przychód musi być rozpoznany na zasadzie memoriałowej- powyższy przepis odwołuje się bowiem do art. 12 ust. 3 updop a zatem możliwość zastosowania omawianej instytucji nie odnosi się do przychodu rozpoznawanego na zasadzie kasowej,
2. wierzytelność nie została odpisana jako przedawniona (art. 16 ust. 1 pkt. 20 updop oraz art. 23 ust. 1 pkt. 17 updof),
3. jej nieściągalność została udokumentowana (uprawdopodobniona) w określony sposób, który jest identyczny zarówno dla updop jak i updof.

Katalog zamknięty
Wierzytelność uznaje się za udokumentowaną (uprawdopodobnioną) jeżeli jej nieściągalność została potwierdzona (art. 16 ust. 2 updop oraz art. 23 ust. 2 updof):
a) postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
b) postanowieniem sądu o:

• oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
• umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a, lub
• ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

c) protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Określony w powyższy sposób katalog dokumentów, które będą skutkowały uznaniem wierzytelności za nieściągalną ma charakter zamknięty. Tylko wskazane w przywołanych przepisach formy dokumentacyjne będą wywierały skutek w postaci zwiększenia kosztów podatkowych i zmniejszenia dochodu do opodatkowania.

Udokumentowanie postanowieniem o nieściągalności
W odniesieniu do pierwszego ze wskazanych w przepisach sposobu dokumentacji należy zaznaczyć, iż organy podatkowe podkreślają również, iż posłużenie się przez ustawodawcę w art. 16 ust. 2 pkt 1 updop i art. 23 ust. 2 pkt. 1 updof terminem "postanowienie o nieściągalności" nie może być utożsamiane z postanowieniem o umorzeniu egzekucji. Pomimo, iż w sentencji postanowień wydawanych przez organy egzekucyjne nie pojawia się termin "postanowienie o nieściągalności", to jednak treść tych postanowień nie powinna budzić wątpliwości co do istnienia bądź nieistnienia majątku, z którego może być zaspokojona egzekwowana wierzytelność. Takie stanowisko znajdujemy w piśmie MF z 30.10.1995r., sygn. PO 4/AS-722-837/95. Chodzi o sytuację, gdy postanowienie o umorzeniu wydawane jest w sytuacji m.in. uchybień formalnych.