Zmiana pracowniczych kosztów uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Podatek dochodowy 2013: nowa korekta kosztów

Rozpatrzmy następującą sytuację: W sierpniu 2012 r. pracownik zmienił miejsce zamieszkania. Przedtem mieszkał w tej samej miejscowości, w której mieścił się jego zakład pracy. Teraz do pracy dojeżdża z miejscowości sąsiedniej. W związku z tym w sierpniu złożył także w zakładzie pracy oświadczenie o zamieszkiwaniu w miejscowości innej, aniżeli ta, w której znajduje się zakład pracy. Od kiedy pracodawca powinien stosować w takim przypadku podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Pracownicze koszty uzyskania przychodu w zryczałtowanej wysokości zostały określone w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ich miesięczna wysokość została ustalona na poziomie 111,25 zł. Jeżeli jednak miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (pracownika) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, koszty te wynoszą 139,06 zł miesięcznie.

Pracodawca, jako płatnik, na etapie ustalania zaliczki na podatek dochodowy pracownika uwzględnia powyższe koszty uzyskania przychodu. Ważne jest zatem, aby brał pod uwagę te koszty w prawidłowej wysokości. Przy obliczaniu zaliczki co do zasady płatnik zobowiązany jest do stosowania standardowych kosztów uzyskania przychodu (czyli kwoty 111,25 zł miesięcznie). Koszty podwyższone stosuje on jedynie wówczas, gdy pracownik złoży mu oświadczenie o spełnieniu warunku zamieszkiwania w innej miejscowości, aniżeli ta, w której znajduje się zakład pracy (o czym mówi art. 32 ust. 5 ustawy).

Istotne jest tutaj także to, od kiedy tak złożone oświadczenie zakład pracy jest obowiązany stosować przy obliczaniu zaliczki. Otóż pracodawca zobowiązany jest do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów od momentu złożenia tego oświadczenia przez pracownika. Jeżeli zatem w naszym przykładzie pracownik oświadczenie złożył w miesiącu sierpniu 2012 r., począwszy od wynagrodzenia za ten miesiąc pracodawca winien stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Jeżeli natomiast oświadczenie takie zostałoby złożone po terminie, czyli przykładowo w sierpniu, natomiast miejsce zamieszkania pracownik zmienił już w maju, o czym poinformował w tym oświadczeniu, zakład pracy nie powinien korygować wcześniejszych kosztów uzyskania przychodu i te w podwyższonej wysokości zastosuje dopiero od miesiąca, w którym otrzymał stosowne oświadczenie. Warto pamiętać, że w takiej sytuacji pracownik w zeznaniu rocznym będzie miał prawo skorygować wysokość tych kosztów do prawidłowej kwoty.

Warto wiedzieć
Złożone przez pracownika oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodu jest ważne tak długo, aż pracownik nie poinformuje pracodawcy o zmianie stanu faktyczne z niego wynikającego (nie trzeba go składać każdego roku).

Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów w wysokości zryczałtowanej są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, jednakże udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.