Elektroniczna kopia faktury VAT

Przeczytaj także: Papierowa a elektroniczna faktura VAT

Stan faktyczny
Podatnik prowadził działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży hurtowej części samochodowych. Sprzedaż dokumentowana jest wyłącznie fakturami VAT. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie sprzedażowym, systemie księgowym oraz rejestrze podatku należnego. System sprzedażowy stale przechowuje kopie faktur, co umożliwia wydrukowanie ich w dowolnym czasie.

Podatnik wystąpił z pytaniem prawnym, czy w przypadku wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż towarów możliwe jest przechowywanie kopii faktury w systemie sprzedażowym, w którym została ona wystawiona. Podatnik wskazał, że żaden przepis rozporządzenia w sprawie faktur nie określa, w jakiej formie ma być przechowywana faktura zatrzymana przez sprzedawcę.

Stanowisko sądu
Wymogiem przechowywania kopii faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej. Sąd I instancji stwierdził, że w żadnym przepisie rozporządzenia nie mówi się o drukowanej kopii faktury, co oznacza, że prawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Naczelny Sąd Administracyjny podzielił w pełni stanowisko, zgodnie z którym nie ma przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają np. względy ekonomiczne.

Komentarz eksperta:
W obecnym stanie prawnym istnieje możliwość przechowywania przez sprzedawcę w formie elektronicznej kopii wystawionych faktur papierowych.

Należy jednak zaznaczyć, iż przepisy rozporządzeń wykonawczych w sprawie fakturowania, obowiązujących przed 1 stycznia 2011 r., przewidywały obowiązek przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Przedmiotem sporu było to, czy wobec takiego brzmienia przepisu jest możliwe przechowywanie kopii papierowych faktur sprzedaży w formie elektronicznej, w systemie informatycznym sprzedawcy, z gotowością jej wydrukowania na żądanie uprawnionego organu. Organy podatkowe stały na stanowisku, że takie brzmienie przepisu (tj. warunek
przechowywania w oryginalnej postaci) wyklucza możliwość mieszanego systemu wystawiania i przechowywania faktur. Problem ten miał duże znaczenie praktyczne przede wszystkim dla podatników wystawiających znaczną liczbę faktur (np. kilka tysięcy miesięcznie), dla których przechowywanie papierowych kopii faktur generowało dodatkowe koszty, podczas gdy dokumenty te w każdej chwili mogły być dostępne do wydruku z systemu informatycznego.

Powyższa kwestia została jednoznacznie rozstrzygnięta przez sądy administracyjne na korzyść podatników, a komentowany wyrok NSA jest jednym z licznych potwierdzających tę linię orzeczniczą. Sąd zwrócił uwagę, że przepisy Dyrektywy VAT zezwalają państwom członkowskim na wprowadzenie wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno papierowej, jak i elektronicznej.
Sąd doszedł jednak do wniosku, że polski prawodawca takiego wymogu w przepisach krajowych nie wprowadził.

Zdaniem NSA, w przepisie rozporządzenia mówiącym o przechowywaniu faktur w oryginalnej postaci brak jest bowiem jednoznacznego zastrzeżenia, że dotyczy to również formy faktury (papierowa czy elektroniczna). Brak takiego doprecyzowania, obecnego w treści powołanego art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, należy zdaniem NSA interpretować jako rezygnację polskiego prawodawcy z wprowadzenia wymogu przechowywania faktur w tej samej formie, w której zostały przesłane. Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że za takim stanowiskiem przemawiają względy celowościowe, ekonomiczne oraz ekologiczne. Tak jak wspomniano na wstępie, problem rozważany przez NSA dotyczył nieobowiązującego już stanu prawnego i ma praktyczne znaczenie w odniesieniu do faktur wystawionych przed 1 stycznia 2011 r. Z tym dniem nastąpiła istotna liberalizacja polskich przepisów dotyczących wystawiania i przechowywania faktur. W ramach nowelizacji rozporządzenia wykonawczego zrezygnowano m.in. z warunku przechowywania faktur w oryginalnej postaci. Obecnie przepisy jednoznacznie stwierdzają już, że faktury mogą być przechowywane w dowolny sposób, jeśli spełnione są określone w rozporządzeniu warunki (m.in. zagwarantowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności, możliwości łatwego odszukania).

Podstawa prawna:
§ 21 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów
i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)

Marek Wojda, doradca podatkowy
Koszty podatkowe w praktyce