Pomoc rodziny w firmie a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Zatrudnienie żony w firmie bez kosztów podatkowych?

Czy możliwość zaliczania do kosztów firmowych przedsiębiorcy wynagrodzenia żony uzależniona jest od rodzaju umowy zawartej z nią przez męża-przedsiębiorcę (tj. umowa o pracę lub umowa zlecenia)?

NIE. Forma zawartej umowy, na podstawie której małżonek przedsiębiorcy świadczy w jego firmie pracę, nie decyduje o możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych przewidzianego w niej wynagrodzenia.

Klasyfikując pod kątem podatkowym wydatki ponoszone w związku z zawarciem z członkiem rodziny umowy o pracę lub umowy zlecenia przedsiębiorca powinien przede wszystkim kierować się definicją kosztu podatkowego zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof. Wskazuje ona, że danym wydatkiem przedsiębiorca może obciążyć koszty firmowe jedynie wówczas, gdy został on poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia jego źródła i nie został wyłączony z kosztów na podstawie art. 23 ustawy o pdof.

Dla przedsiębiorcy wartość wynagrodzenia pracownika i zleceniobiorcy będącego małżonkiem nie stanowi kosztu uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof. W odniesieniu do spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej zasada ta dotyczy zarówno wspólnika, którego małżonkowi jest ono wypłacane, jak i pozostałych wspólników. Należy wskazać, że to samo ograniczenie odnosi się do wynagrodzenia małoletnich dzieci osoby prowadzącej działalność gospodarczą.

W konsekwencji przedsiębiorca nie będzie mógł obciążyć kosztów podatkowych również składkami na ubezpieczenia społeczne za zatrudnioną żonę, w części przez nią finansowaną. Stanowią one bowiem element wynagrodzenia (i przy umowie o pracę i przy zleceniu), a co za tym idzie, składnik wartości pracy własnej, niezaliczanej do kosztów podatkowych. Kosztem będą natomiast te składki na ubezpieczenia społeczne małżonki, które przedsiębiorca, zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, opłaca z własnych środków, jako ich płatnik.

Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć, że wskazane ograniczenia kosztowe nie dotyczą wynagrodzeń i składek ZUS pozostałych członków rodziny zatrudnianych przez przedsiębiorcę.

Prowadzę firmę rodzinną, w której oprócz dwóch innych pracowników zatrudniam matkę i brata, a w najbliższym czasie zamierzam zatrudnić również męża. Ponieważ jest to firma doradcza, dbając o poziom wiedzy merytorycznej pracowników, dwa - trzy razy do roku wysyłam ich na szkolenia. Wiem, że związane z tym koszty w odniesieniu do osoby brata i matki mogę zaliczyć do kosztów firmowych. Czy w stosunku do szkoleń, które będzie odbywał mąż, mają zastosowanie ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o pdof?

NIE. Wskazane w pytaniu Czytelniczki ograniczenia dotyczą jedynie wartości pracy własnej małżonka i małoletniego dziecka przedsiębiorcy, nie mają natomiast zastosowania do innych otrzymywanych przez nich świadczeń.

Przedsiębiorca zazwyczaj ponosi szereg pozapłacowych wydatków związanych z zatrudnianiem członków rodziny na umowę o pracę, których ustawodawca nie wyłączył z kosztów podatkowych. Wśród nich znajdują się:

• wydatki na podnoszenie ich kwalifikacji (m.in. szkolenia zawodowe, studia kierunkowe),
• diety oraz inne należności za podróże służbowe,
• wydatki związane z używaniem na potrzeby firmy samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych,
• wydatki na świadczenia zdrowotne obowiązkowego oraz dobrowolne (np. szczepienia na grypę).

Jednak rozpatrując zasadność zaliczania ich w ciężar kosztów przedsiębiorca każdorazowo powinien kierować się ogólną definicją kosztów i pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek wykazania zasadności poniesienia wydatku oraz jego związku z prowadzoną działalnością.

Czy od wynagrodzenia członka rodziny zatrudnionego na umowę zlecenia zawsze pobiera się zaliczkę na podatek?

NIE. Sposób poboru podatku od wynagrodzenia z umowy zlecenia zawartej z członkiem rodziny, podobnie jak w przypadku pozostałych zleceniobiorców niebędących pracownikami przedsiębiorcy, uzależniony jest od tego, w jakiej wysokości została określona wynikająca z niej należność. W sytuacji gdy nie przekracza ona 200 zł, wówczas opodatkowana jest ona w formie ryczałtu w wysokości 18% przychodu, co wynika z art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o pdof. W pozostałych przypadkach przedsiębiorca będący zleceniodawcą jako płatnik zobowiązany jest do pobrania zaliczki na podatek na zasadach określonych w art. 41 ust. 1 i 1a tejże ustawy.

Z ustawy o pdof wynika możliwość wyboru pomiędzy rozliczaniem w kosztach firmowych i odliczaniem od dochodu przedsiębiorcy składek ZUS na jego ubezpieczenie. Czy ma ono zastosowanie również do składek ZUS członków rodziny?

Wskazane w pytaniu alternatywne rozliczanie składek ZUS dotyczy tylko przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych (zarówno według skali podatkowej, jak i podatkiem liniowym) i jedynie w odniesieniu do tych członków rodziny, którzy posiadają status tzw. osoby współpracującej.

To określenie nie zostało zdefiniowane w ustawie o pdof - wywodzi się z uregulowań dotyczących ubezpieczeń społecznych. Wynika z nich, że za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci (własne, drugiego małżonka i przysposobione), rodziców, macochę i ojczyma oraz osoby przysposabiające, pozostające z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujące przy prowadzeniu tej działalności (art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.