Służbowy telefon i komputer dla osoby współpracującej

Przeczytaj także: Narzędzia dla przedstawiciela handlowego a podatek

Podstawową kwestią do ustalenia w takim przypadku jest, czy osoba współpracująca wykorzystuje powierzone urządzenia wyłącznie w związku z wykonywanymi na rzecz spółki zadaniami czy też urządzenia te są wykorzystywane także w celach prywatnych.

Jak przy telefonach?
Wykorzystywanie telefonów wyłącznie w celach służbowych- w takich przypadkach najczęściej przyjmuje się konstrukcję polegającą na refakturowaniu kosztów na osobę współpracującą, co w konsekwencji powoduje podwyższenie kosztów wykonania usługi i w efekcie również zwiększenie kosztów, jakie są ponoszone przez przedsiębiorcę w związku ze świadczeniem tej usługi na jego rzecz.

Możliwe jest jednak również rozwiązanie, w którym przedsiębiorca odstąpi od obciążania osób współpracujących kosztami usług telekomunikacyjnych. W tym przypadku nie następuje bowiem oddanie telefonów do bezpłatnego używania- przekazanie ma charakter świadczenia wzajemnego, w którym w zamian m.in. za użytkowanie telefonu komórkowego osoba współpracująca jest zobowiązana do realizacji określonych zadań na rzecz spółki.

W związku z tym odstąpienie od obciążania osób współpracujących kosztami związanymi z użytkowaniem telefonu nie spowoduje wyłączenia takich wydatków z kosztów podatkowych spółki, a u osoby współpracującej nie wystąpi przychód do opodatkowania.

Inaczej będzie, gdy telefony będą wykorzystywane również w celach prywatnych- w tym przypadku również można przyjąć konstrukcję, iż podatnik nie obciąża osób współpracujących kosztami usług telekomunikacyjnych. Gdyby jednak część rozmów miała charakter prywatny, u osób współpracujących wystąpi przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Jako, iż są to osoby prowadzące działalność gospodarczą, będą zobowiązane do rozliczenia przychodu samodzielnie, jako przychodu z prowadzonej działalności- spółka nie będzie płatnikiem w związku z powstaniem takiego przychodu. Część rachunku telefonicznego przypadająca na rozmowy prywatne nie będzie mogła być uwzględniana w kosztach podatkowych spółki.

A jak przy komputerach?
W przypadku wykorzystywania komputerów wyłącznie do celów służbowych, u osoby współpracującej nie powstanie przychód. Po stronie spółki całość odpisów amortyzacyjnych od powierzonego sprzętu będzie stanowić koszt uzyskania przychodu. Z uwagi bowiem na fakt, iż przekazanie komputerów w celu umożliwienia osobie współpracującej wykonywanie usług na rzecz spółki nie stanowi przekazania dla celów nieodpłatnego używania, nie znajdzie zastosowania ograniczenie wskazane w art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy o CIT.

Jeżeli komputery są wykorzystywanie również w celach prywatnych, u osoby współpracującej powstanie przychód, który jest ona zobowiązana rozliczyć samodzielnie jako przychód z działalności gospodarczej. Spółka w kosztach uzyskania przychodów będzie mogła uwzględnić tylko część odpisu amortyzacyjnego od powierzonych komputerów- tą część, która przypada na użytkowanie służbowe. Część która przypada na użytkowanie prywatne nie może stanowić kosztu podatkowego u podatnika, na mocy art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy o CIT.

Ważne rozgraniczenie
Ustalenie jaka część przypada na użytkowanie służbowe a jaka na użytkowanie prywatne jest trudna. Niestety przepisy milczą na ten temat. Przy użytkowaniu telefonów komórkowych możliwa jest np. weryfikacja bilingów, a przy użytkowaniu komputerów np. sprawdzenie historii w przeglądarce. Jest to jednak zadanie czasochłonne, wymagające dużego nakładu pracy. Z tego względu warto, zarówno w odniesieniu do telefonów komórkowych jak i udostępnienia sprzętu komputerowego, aby w umowie z osobami współpracującymi zastrzec, że mogą oni wykorzystywać powierzone im mienie jedynie do realizacji zadań służbowych. Jeżeli przedsiębiorca nie chce zabraniać osobom współpracującym wykorzystania sprzętu do celów prywatnych, powinien wprowadzić rozwiązanie pozwalające na rozgraniczenie użytkowania służbowego od prywatnego. Może się to odbyć poprzez np. przyznanie limitu na rozmowy prywatne u osób współpracujących- np. 200 zł miesięcznie/ ustalenie z góry że komputer może być wykorzystywany do celów prywatnych przez np. 3h/dobę. Co prawda na przedsiębiorcy nie ciążą obowiązki płatnika z tytułu umożliwienia osobom współpracującym korzystania ze sprzętu do celów prywatnych, jednak ułatwi mu to prawidłowe rozliczenie jego kosztów uzyskania przychodów.