Działania promocyjno-reklamowe a koszty firmy

Przeczytaj także: Wydatki na kontrahentów a koszty podatkowe

Konkretny przykład
Rozważmy następującą sytuację. Spółka urządza spotkania promocyjno-reklamowe dla swoich klientów. Organizuje je samodzielnie, bez pomocy zewnętrznych firm. Spotkania mają charakter warsztatów, na których klienci mają okazję zapoznać się ze sprzętem produkowanym przez spółkę, co ma ich skłonić do nabycia prezentowanych urządzeń. Czasami takie spotkania trwają dwa dni i są organizowane w hotelach. W związku z organizacją tych spotkań spółka otrzymuje faktury za nocleg uczestników warsztatów oraz za usługi gastronomiczne (catering)- poczęstunek serwowany na tych spotkaniach. Czy koszty noclegu i poczęstunku mogą być kosztem podatkowym?

Noclegi w KUP
Kwestia możliwości uwzględniania kosztów spotkań promocyjnych, w szczególności związanych z tymi spotkaniami wydatków na gastronomię, w kosztach podatkowych nie została jednoznacznie rozstrzygnięta w orzecznictwie i interpretacjach organów podatkowych.

Co do zasady przyjmuje się, iż koszty noclegów uczestników ponoszone w związku z takimi spotkaniami mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Tak uznano m.in. w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 24 lipca 2012r., IPTPB3/423-139/12-4/GG, w której wskazano: „Ponieważ właściwym czynnikiem zaplanowanego spotkania jest aspekt reklamowo-promocyjny, wydatki związane z organizacją spotkania dla klientów jak: dowóz towarów do miejsca spotkania, wynajem sali ekspozycyjnej, zapewnienie noclegu oraz wyżywienia uczestnikom, spełniają przesłanki uznania ich za koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.”

Czasem na nie…
Inaczej ma się jednak kwestia usług gastronomicznych- organy podatkowe i część orzecznictwa wskazują, iż tego typu usługi, z uwagi na ich reprezentacyjny charakter, czasami nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Niektóre organy podatkowe uzależniają bowiem możliwość rozliczenia w kosztach wydatków na gastronomię od tego, czy posiłki są serwowane w restauracjach. Przykładowo, w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 sierpnia 2012r., IPPB5/423-384/12-6/RS wskazano, że: „W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na artykuły spożywcze (z wyłączeniem napojów alkoholowych) podczas organizowanych spotkań promocyjnych dotyczących dystrybuowanych przez niego produktów leczniczych, wyrobów medycznych lub dermoceutyków o ile podczas przedmiotowych spotkań nie są nabywane usługi gastronomiczne w lokalach gastronomicznych.”

…czasem na tak
Można jednak spotkać stanowisko, zgodnie z którym, za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki na część szkoleniową i promocyjną (reklamową) konferencji/spotkania wraz z niezbędnymi kosztami wyżywienia i zakwaterowania uczestników, kosztami wynajęcia sal konferencyjnych itp. Teoretycznie wydaje się zatem, iż nawet jeżeli podczas dwudniowego spotkania promocyjnego jakiś posiłek będzie serwowany w restauracji, jego koszt mógłby stanowić KUP jako koszt niezbędnego wyżywienia- organizator może nie mieć możliwości serwowania posiłku w innym miejscu. Takie podejście jest jednak obciążone ryzykiem.

Liczy się miejsce
W przedstawionym przykładzie możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów zarówno wydatków na nocleg uczestników, jak i wydatków na poczęstunek serwowany podczas spotkań- w tym bowiem przypadku trudno uznać, iż poczęstunek jest serwowany w lokalu gastronomicznym (nie jest to bowiem hotelowa restauracja, tylko wydzielona sala na której odbywają się spotkania /warsztaty). Istnieje co prawda ryzyko zakwestionowania takiego rozliczenia wydatków na gastronomię przez organy podatkowe w razie ewentualnej kontroli, jeżeli jednak spółka będzie dysponować dowodami potwierdzającymi promocyjno-reklamowy charakter spotkania / warsztatu, to wydaje się, że kwalifikacja wydatków na poczęstunek serwowany podczas spotkań promocyjnych do kosztów podatkowych jest do obronienia na etapie ewentualnego postępowania przed sądem administracyjnym. W tym bowiem przypadku wydatek nie ma charakteru reprezentacji, lecz jest elementem świadczenia marketingowego/promocyjnego.