Brak zaliczki na podatek: obowiązki płatnika

Przeczytaj także: Oddelegowanie pracownika: zaliczka na podatek

Rozpatrzmy następującą sytuację: Pracownik został zatrudniony na ½ etatu z wynagrodzeniem 750 zł miesięcznie brutto. Złożył on także pracodawcy oświadczenie na formularzu PIT-2 upoważniając go do uwzględniania przy ustalaniu zaliczki kwoty zmniejszającej podatek przewidzianej w pierwszym progu skali podatkowej. Wskutek powyższego wyliczana zaliczka na podatek jest niższa od składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jak w takiej sytuacji powinien zachować się płatnik?

Przede wszystkim należy pamiętać, iż pomimo tego, że zaliczka na podatek w opisanym przykładzie nie wystąpi, pracodawca nie jest zwolniony ze swoich obowiązków przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) dla niego jako płatnika.

Wypłacane pracownikowi wynagrodzenie bowiem bez względu na jego wysokość stanowi przychód ze stosunku pracy, określony w art. 12 ust. 1 updof, który powstaje w dacie wypłaty tudzież postawienia środków pieniężnych do dyspozycji pracownika. Art. 31 updof wskazuje natomiast, że osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Powyższy przepis nic nie mówi o wysokości wynagrodzenia. Co za tym idzie, obowiązek wyżej wskazany ma zastosowanie zarówno wówczas, gdy pracownik zarabia kilka czy kilkanaście tysięcy miesięcznie, jak i wtedy, gdy jest to zaledwie kilkaset złotych.
Zasady ustalania tej zaliczki zostały określone z kolei w art. 32 updof. W uproszczeniu mówiąc, pracodawca najpierw musi tutaj określić przychód ze stosunku pracy, który następnie pomniejsza o zryczałtowane koszty uzyskania przychodów oraz obliczone od wynagrodzenia pracownika składki na ubezpieczenie społeczne, w części przez tego pracownika finansowanej. Tak ustalony dochód jest podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy. W naszym przypadku z uwagi na wysokość wypłacanego wynagrodzenia, zaliczka ta będzie liczona wg stawki 18% (przy czym nie jest tak zawsze). Następnie obliczoną zaliczkę na podatek, z uwagi na posiadane oświadczenie pracownika, nasz płatnik winien pomniejszyć o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek określonej w pierwszym przedziale skali podatkowej (w roku 2012 miesięczne odliczenie wynosi 46,33 zł).

Ustalona w powyższy sposób zaliczka na podatek w następnym kroku ulega zmniejszeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej w tym miesiącu przez pracodawcę ze środków podatnika. Przypomnijmy, iż składkę tę pracodawca pobiera w wysokości 9% jej wymiaru, zaś od podatku odlicza jedynie 7,75% podstawy jej wymiaru.

W praktyce może wystąpić sytuacja, że wyliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne jest wyższa od obliczonej zaliczki na podatek dochodowy. Dzieje się tak wówczas, gdy wynagrodzenie pracownika jest stosunkowo niskie. Z takim przypadkiem mamy do czynienia właśnie w naszym przykładzie.

Jeżeli zdarzenie takie wystąpi, ustawodawca nakazuje obniżyć tę składkę do wysokości zaliczki na podatek dochodowy.

Przedstawmy to na przykładzie, zakładając że pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy:
Przychód: 750 zł
Składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika (emerytalne, rentowe i chorobowe, w sumie 13,71% wynagrodzenia): 102,83 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (przychód – składki ZUS): 647,17 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: (podstawa x 9%) = 58,25 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia (podstawa x 7,75%) = 50,16 zł
Koszty uzyskania przychodu: 111,25 zł
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy w zaokrągleniu do pełnych złotych (przychód – składki ZUS – koszty uzyskania przychodu): 536 zł
Zaliczka na podatek dochodowy (podstawa obliczenia zaliczki x 18% - 46,33 zł): 50,15 zł
Ograniczona składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania: 50,15 zł
Ograniczona składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia: 50,15 zł
Zaliczka na podatek do pobrania (obliczona zaliczka na podatek – ograniczona składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia): 0 zł
Do wypłaty (przychód – składki ZUS – ograniczona składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania – zaliczka na podatek do pobrania): 597,02 zł

Jak widać z powyższego, wskutek niskiej obliczonej zaliczki na podatek, ograniczeniu uległa zarówno wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania jak i wysokość tej składki do odliczenia. Sama zaliczka na podatek dochodowy w ostatecznym rozrachunku natomiast nie wystąpiła, w związku z czym płatnik zarówno nie pobiera w tym celu żadnej kwoty z wynagrodzenia pracownika, jak też nie przekazuje jej na rachunek właściwego urzędu skarbowego. Mimo to pracodawca będąc płatnikiem każdego miesiąca powinien dokonać takiego wyliczenia, w celu ustalenia wysokości obciążeń podatkowo-składkowych.