Przejazd autostradą: koszty firmy i podatek VAT

Przeczytaj także: Księgi rachunkowe: paragon jako dowód księgowy

Przedsiębiorca, który wyjeżdża w sprawach firmowych, może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione na przejazd płatną autostradą. Dodatkowo odliczy VAT. Nie ma potrzeby uzyskiwania dodatkowych dokumentów, które potwierdzą uiszczoną opłatę. Otrzymany „kwitek” może zastąpić fakturę VAT i stanowić podstawę nie tylko do zaliczenia zapłaconej kwoty do kosztów, ale także do odliczenia VAT-u.

Nie tylko firma transportowa wymaga wyjazdów
Do kosztów podatkowych można zaliczyć wszelkie wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu uzyskania przychodu z wyjątkiem ujętych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W katalogu tym nie znajdują się jednak opłaty za przejazd autostradą. Oznacza to, że gdy profil działalności firmy wymaga od przedsiębiorcy przemieszczania się między różnymi miejscowościami nic nie stoi na przeszkodzie, by poniesione opłaty za przejazd autostradą zaliczył do kosztów firmowych i tym samym zmniejszył podatek dochodowy. Z takiej możliwości mogą skorzystać nie tylko właściciele firm transportowych. W przypadku innych branż konieczność podróży może wiązać się np. z rozszerzeniem rynku zbytu, samodzielnym rozwożeniem produktów, podpisywaniem kontraktu, czy po prostu wykonywaniem usługi.

VAT do odliczenia
Przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT może od wydatków na płatne autostrady również odliczyć VAT. Podstawowy warunek, jaki musi być spełniony, to związek opłaty z wykonywanymi czynnościami, które podlegają opodatkowaniu. VAT można bowiem odliczyć w takim zakresie, w jakim nabywane towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Kwotę jaką można odliczyć stanowi suma kwot wynikająca z faktur zakupowych.
Nie wyrzucaj kwitków
Co ważne, możliwość rozliczenia poniesionych opłat w podatkach nie wymaga jednak dodatkowego uzyskiwania faktury. Tzw. rozporządzenie fakturowe dopuszcza bowiem uznanie za fakturę m. in. dowodów zapłaty za przejazdy płatnymi autostradami, jeżeli zawierają:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
• numer kolejny i datę wystawienia,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady,
• kwotę należności wraz z podatkiem,
• kwotę podatku.

Autostrady zarządzane przez GDDKiA bez VAT-u
W Polsce są już łącznie 730 kilometry płatnych autostrad (467 km autostrad koncesjonowanych i 263 km zarządzanych przez GDDKiA). W praktyce kierowca zetknie się z dwoma rodzajami dowodów potwierdzających opłatę za przejazd – z VAT oraz bez VAT-u. Wszystko zależy od tego, kto zarządza daną trasą. Gdy autostrada jest zarządzana na podstawie umowy koncesyjnej, to pobierane opłaty podlegają VAT i na uzyskanym „kwitku” znajdzie się wyszczególniona kwota tego podatku. Inaczej natomiast wygląda sytuacja, gdy autostradą zarządza Główna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad. W takim przypadku przejazd nie podlega opodatkowaniu VAT (GDDKiA, zgodnie z interpretacją fiskusa nie spełnia bowiem w tym zakresie definicji podatnika VAT), więc uzyskany dowód nie będzie mógł być uznany za fakturę. Nie stanowi to jednak problemu dla rozliczeń podatkowych. Opłata taka, jako niezawierająca w sobie podatku VAT, nie jest rozliczna na gruncie VAT. Dla podatku dochodowego nie stanowi to natomiast przeszkody w rozliczeniu poniesionych kosztów.

Inna dokumentacja może się przydać
Niezależnie od samego udokumentowania poniesionych opłat warto zachować takie dokumenty, które mogą wykazać związek wyjazdu z działalnością firmy. Łatwiej jest, gdy na miejscu została wykonana konkretna usługa lub podpisana umowa. Gdy nie ma jednak tak mocnych dokumentów potwierdzających cel wyjazdu warto np. opisać taki wyjazd, dołączyć oświadczenia. Taka dokumentacja przyda się nie tylko dla rozliczenia kosztów poniesionych opłat ale także innych wydatków związanych z firmowym wyjazdem.

Nawet 44 % oszczędności
Możliwość podatkowego rozliczenia wyjazdu może przynieść przedsiębiorcy oszczędności na poziomie nawet 44%. Stanie się tak w przypadku, gdy przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, rozliczającym podatek dochodowy na zasadach ogólnych i przejeżdża autostradą zarządzaną na podstawie umowy koncesjonowanej. Gdy jego dochody przekroczą I próg podatkowy (85.528 zł) to nadwyżka jest opodatkowana już nie przy zastosowaniu stawki 18% lecz 32%. Przejazd autostradą jest opodatkowany VAT przy zastosowaniu 23-proc. stawki. Oznacza to, że gdy przedsiębiorca odliczy 23-proc. VAT-u, a pozostałą kwotę zaliczy do kosztów podatkowych, zmniejszając w ten sposób podstawę opodatkowania może łącznie zyskać nawet ok. 44-proc. Przedsiębiorca, który przejeżdża np. autem osobowym autostradą A-1 na odcinku z Torunia do Trójmiasta zapłaci w jedną stronę 27 zł, czyli w obie 54 zł. Oznacza to, że rozliczając opłatę podatkowo zmniejszy obciążenie finansowe łącznie o 24 zł, gdy jest opodatkowany stawką 32 –proc. (10 zł VAT-u + 14 zł PIT) albo 18 zł, gdy płaci PIT przy zastosowaniu 18-proc. stawki (10 zł VAT-u i 7,9 zł PIT-u).

Rezygnujesz z odliczenia VAT-u, uważaj na koszty
Trzeba pamiętać jeszcze o tym, że gdy przedsiębiorca zrezygnuje z rozliczenia VAT-u, chociaż miał do tego prawo - np. z uwagi na drobne kwoty - to nie może rozliczyć w kosztach podatkowych pełnej kwoty opłaty. W takim przypadku kosztem podatkowym jest bowiem kwota netto. Podatek VAT znajduje się bowiem w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Podatek VAT naliczony może być kosztem, ale tylko wtedy gdy przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z tego podatku albo gdy przepisy podatkowe ograniczają prawo do odliczenia, jak ma to miejsce np. w przypadku usług noclegowych albo paliwa do samochodów osobowych.


Katarzyna Rola-Stężycka, Tax Care