Wyjazd szkoleniowo-integracyjny a koszty firmy

Przeczytaj także: Szkolenie kontrahentów jako koszty podatkowe firmy

Należy zauważyć, że w przypadku organizacji przez Firmę X spotkań, na których program składają się m.in. szkolenia, skutki podatkowe na gruncie ustawy o PDOP będą zależne od charakteru i przebiegu a także celu takiego spotkania. Samo szkolenie dotyczące produktów Firmy X, adresowane do klientów bądź kontrahentów wykazuje związek z jej przychodami (może wpłynąć na poziom sprzedaży bądź na rozszerzenie dotychczasowej współpracy ). W efekcie, wydatki na organizację takiego szkolenia powinny stanowić koszt uzyskania przychodu.

Należy jednak mieć na uwadze, że w przypadku gdy w trakcie spotkania szkoleniowego wystąpią elementy o charakterze reprezentacyjnym (co może mieć miejsce w sytuacji, gdy szkolenie jest tylko elementem spotkania czy imprezy, w ramach której odbywa się także np. przyjęcie bądź zwiedzanie), wydatki z nimi związane podlegać będą wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP). Konieczna więc będzie każdorazowa ocena konkretnych kosztów, tak aby dokonać selekcji wydatków związanych ze szkoleniem oraz pozostałych, które będą związane z częścią reprezentacyjną spotkania. Przykładowo wszelkie koszty związane z organizacją szkolenia (wynajem sali, koszty prelegenta i materiałów szkoleniowych) stanowić będą koszty uzyskania przychodu. Powyższa kwalifikacja byłaby właściwa również w odniesieniu do ewentualnych kosztów transportu, wyżywienia oraz noclegów uczestników w dniach, w których odbywa się szkolenie. Konieczne jest jednak wyłączenie z kosztów tego typu wydatków, ale odnoszących się do dni, w których szkolenie się nie odbywa.
W celu zaliczenia ponoszonych przez Firmę X wydatków do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji wskazującej na charakter, cel i przebieg spotkań szkoleniowych (program, harmonogram, materiał fotograficzny itp.). Podobnie należałoby postąpić w kwestii kosztów udziału pracowników Firmy X w szkoleniu, którzy wystąpią w roli prelegentów, szkolących, organizatorów szkolenia. Podkreślenia wymaga jednak konieczność posiadania przez Firmę X dokumentów pozwalających na wyraźne wskazanie, które dokładnie wydatki poniesione zostały w związku ze szkoleniem, a które służyły organizacji wydarzeń o charakterze reprezentacyjnym. Na konieczność takiego rozróżnienia zwrócił uwagę WSA w Łodzi w wyroku z dnia 22 czerwca 2012 r., (sygn. akt I SA/Łd 606/12) podkreślając, że „za koszt uzyskania przychodu co do zasady należy uznać wydatki na szkoleniową i reklamową część konferencji wraz z niezbędnymi kosztami wyżywienia i zakwaterowania osób uczestniczących, kosztami wynajęcia sal konferencyjnych, a także kosztami upominków zawierających logo firmy organizatora”. W opinii WSA nie jest ani reprezentacją, ani reklamą organizowanie szkoleń dla kontrahentów, których celem było zapoznanie się z parametrami technicznymi produktów oraz instruktaż obsługi zakupionego towaru, natomiast imprezy artystyczne czy bankiety oraz wszelkie inne imprezy towarzyszące, stanowiące nieoficjalną część szkolenia (konferencji), które służą dobremu zaprezentowaniu się podatnika, stanowią wydatki na reprezentację w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP.