Urlop wypoczynkowy: odwołanie a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Odwołanie pracownika z urlopu: zwrot kosztów a przychód

Możliwość odwołania pracownika z urlopu dopuszczalna jest wyłącznie wtedy, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności, których w chwili rozpoczynania urlopu nie dało się przewidzieć. Przepisy nie precyzują przy tym, o jakie okoliczności chodzi - tę ocenę pozostawiono pracodawcy. Powszechnie przyjmuje się, że takimi okolicznościami są np.: nagła choroba innego pracownika, którego trzeba zastąpić; nieoczekiwane, duże zlecenie dotyczące zakupu oferowanych przez firmę towarów bądź usług; awaria urządzeń niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, do której usunięcia niezbędny jest dany pracownik.

---

W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi koszty, które ten ostatni poniósł bezpośrednio w związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 Kodeksu pracy).

---

Takimi kosztami będą np.:

• wydatki związane z zakupem wczasów albo wycieczki, na które pracownik nie pojechał albo musiał z nich wrócić przed czasem (jeśli organizator ich nie zwraca),
• opłacone noclegi w hotelu bądź na kwaterze prywatnej,
• obciążające pracownika koszty podróży z miejsca odpoczynku itp.

Zasadą jest jednak, że aby koszty te podlegały zwrotowi, muszą być przez pracownika odpowiednio udokumentowane. Nie będzie natomiast podstaw do zwrotu wydatków związanych z przerwanym urlopem jedynie pośrednio. Dotyczy to np. zakupu żywności przeznaczonej przez pracownika na wyjazd, sprzętu sportowego itp.

Istotne jest jednak, że jeśli z powodu odwołania pracownika z urlopu będzie musiała wrócić z wakacji również jego rodzina, to pracodawca będzie miał obowiązek zwrócić koszty dotyczące także tych osób.
Skutki w zakresie podatku dochodowego
Wypłata świadczenia z tytułu odwołania pracownika z urlopu zasadniczo nie obliguje do zapłaty PIT. Można się przy tym spotkać zarówno z poglądami, że wartość takiego świadczenia w ogóle nie jest przychodem pracownika, jak i ze stanowiskiem, że co do zasady występuje tutaj przychód ze stosunku pracy, ale korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 updof. Przepis ten zwalnia od podatku otrzymane odszkodowania i zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość bądź zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub wydanych na ich podstawie przepisów wykonawczych (w tym przypadku: Kodeksu pracy).

Bardziej racjonalny wydaje się być jednak pogląd pierwszy zakładający, że omawiany zwrot kosztów nie jest przychodem ze stosunku pracy. Nie powoduje bowiem przysporzenia majątkowego po stronie pracownika, a ponadto nie mieści się w pojęciu świadczeń pieniężnych "ponoszonych za pracownika" oraz "innych nieodpłatnych świadczeń", o których mowa w art. 12 ust. 1 i 3 updof. Chociaż tego rodzaju kwalifikacja nie ma większego znaczenia pod kątem opodatkowania wspomnianych świadczeń (pracownik i tak nie zapłaci od nich PIT), to jednak ma decydujący wpływ na ich oskładkowanie (o czym później).

A co z ZUS?
Pamiętaj, że zwolnienie dotyczy udokumentowanego zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i jego rodzinę. Nie będzie natomiast obejmować kwot, które zostaną przez pracodawcę ewentualnie wypłacone ponad wspomniany poziom, w ramach dodatkowej rekompensaty dla tej osoby za odwołanie jej z urlopu.

Wartość tego dodatkowego świadczenia trzeba nie tylko opodatkować, ale także oskładkować, pomimo że wypłacone odszkodowanie z tytułu odwołania z urlopu zasadniczo nie podlega składkom ZUS (skoro nie występuje tutaj przychód będący podstawą ich wymiaru). Gdyby jednak przyjąć, że z takim przychodem, tyle że zwolnionym od podatku, mamy do czynienia w tego rodzaju sytuacji (z czym trudno się zgodzić), to konsekwentnie należałoby uznać, że składkom podlega również wartość świadczenia odpowiadająca poniesionym, a następnie zwróconym pracownikowi wydatkom.

Warto również dodać, że jeżeli odwołanie z urlopu było w pełni uzasadnione, świadczenie wypłacone pracownikowi będzie stanowiło koszt podatkowy przedsiębiorcy.


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.