Wystawienie faktury: VAT należny i naliczony

Przeczytaj także: VAT należny i naliczony: przypadki szczególne rozliczenia

1. Terminy wystawiania faktur VAT
Terminy, w jakich wystawia się faktury VAT określone zostały szczegółowo w przepisach § 9-11 rozporządzenia w sprawie faktur. Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w § 9 ust. 1 ww. rozporządzenia, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Zasada ta dotyczy również przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część należności (przedpłatę, zaliczkę, zadatek lub ratę).

Dłuższy termin na wystawienie faktury mają podatnicy, którzy na fakturze określają jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży (dokonujący sprzedaży o charakterze ciągłym). Dla nich bowiem termin na wystawienie faktury upływa siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Dla niektórych towarów i usług przepisy określają odmienne terminy wystawiania faktur VAT. W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-4 i 7-11, ust. 16a i ust. 16b oraz 19a ustawy, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Dotyczy to m.in. dostaw następujących towarów i świadczenia usług:

• dostaw lokali i budynków,
• dostaw energii cieplnej, elektrycznej, chłodniczej i gazu przewodowego,
• usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych,
• usług rozprowadzania wody,
• usług związanych z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków,
• usług transportu osób i ładunków,
• usług spedycyjnych i przeładunkowych,
• usług w portach morskich i handlowych,
• usług budowlanych i budowlano-montażowych itd.,
• importu usług, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT.

Faktury, o których mowa powyżej, nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego, z tym że zasada ta nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. W takim przypadku zastosowanie znajduje wyłącznie ograniczenie terminu do najpóźniejszego z możliwych terminów wystawiania faktury, czyli nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że faktura na której określono jakiego okresu dotyczy rozliczenie - może być wystawiona nawet kilka lub kilkanaście miesięcy wcześniej.

2. Kiedy sprzedawca rozlicza fakturę wystawioną przedwcześnie?
Zasadniczo przedwczesne wystawienie faktury, dokumentującej zdarzenie gospodarcze, które będzie miało miejsce w przyszłości, nie powinno rodzić skutków w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego. Najistotniejsze jest to, że w sytuacji gdy podatnik wystawi fakturę VAT, powinien terminowo wykazać obowiązek podatkowy. Właściwe zaewidencjonowanie wystawionej przez podatnika faktury ustawodawca wymusił poprzez art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, iż podatnik powinien prowadzić ewidencję w taki sposób, aby na jej podstawie można było prawidłowo sporządzić deklarację dla potrzeb podatku od towarów i usług.

Oznacza to, że nawet w przypadku przedwczesnego wystawienia faktury, należy ją wpisać w ewidencji sprzedaży VAT z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Ujęcie faktury VAT do rozliczenia przedwcześnie, spowoduje błędne zadeklarowanie podatku należnego, co w konsekwencji może doprowadzić do zaniżenia zobowiązania podatkowego bądź zawyżenia kwoty nadwyżki podatku naliczonego nad należnym za okres rozliczeniowy, w którym rzeczywiście należało wykazać obowiązek podatkowy.

Jeżeli faktura VAT dokumentuje świadczenie usług, w stosunku do których określono w sposób szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, a w konsekwencji umożliwiono wystawienie faktury 30 dni przed powstaniem tego obowiązku, wówczas wystawienie faktury pozostaje bez wpływu na jego powstanie.

Przykład
Usługa budowlana została wykonana 15 marca 2012 r. i w tym dniu kontrahent uregulował należność. Faktura dokumentująca tę usługę została wystawiona już 27 lutego 2012 r. Obowiązek podatkowy z tytułu usług budowlanych powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usługi. Wystawiona faktura pozostaje w tym przypadku bez wpływu na moment powstania obowiązku podatkowego, który powstał w marcu.