Papierowa a elektroniczna faktura VAT

Przeczytaj także: Faktura VAT elektroniczna i papierowa

Przykładowo, warto wskazać na następujący stan faktyczny:
Spółka XYZ podała, że specyfika prowadzonej przez nią działalności gospodarczej wymaga wzmożonej obsługi rachunkowej polegającej na wystawianiu nawet kilku tysięcy faktur VAT miesięcznie. Przechowywanie kopii wystawionych dokumentów w formie papierowej jest nie tylko niefunkcjonalne, ale również obciąża Podatnika dodatkowymi kosztami związanymi z ich wydrukowaniem i magazynowaniem. W związku z powyższym, Spółka zwróciła się do organu podatkowego o potwierdzenie, że możliwe jest przechowywanie kopii faktur w elektronicznym systemie księgowym, w którym dokumenty te zostały wystawione, bez konieczności ich wydrukowania (kontrahent Spółki otrzymuje oryginał w formie papierowej).

Argumentacja Spółki była następująca: żaden przepis rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur i sposobu ich przechowywania nie określa jednoznacznie, w jakiej formie kopia faktury sprzedażowej ma być przechowywana przez sprzedawcę. Otóż, przepis §19 ww. rozporządzenia stanowi jedynie o „zachowaniu kopii w swojej dokumentacji”. Podobnie, ust. 2 § 21, który statuuje zasadę, że podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający m.in. integralność treści oraz autentyczność pochodzenia - nie wskazuje na konieczność ich wydrukowania i przechowywania w formie papierowej. W rezultacie, można wnioskować, że polski ustawodawca nie skorzystał z możliwości przewidzianej w treści art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE („państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione”). Tym samym, nie ma normatywnych przeciwwskazań dla stosowania „mieszanego systemu wystawiania i przechowywania faktur VAT”(tj. oryginał wystawiany jest w formie papierowej, zaś kopia - przechowywana jest w elektronicznym systemie księgowym).

Minister Finansów uznał jednak stanowisko Spółki XYZ za nieprawidłowe, wskazując w szczególności, że zaprezentowany sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur nie wypełnia warunków obiegu dokumentów dla obu sposobów fakturowania (tak w postaci papierowej, jak i w formie elektronicznej; Vide: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, interpretacja indywidualna z dnia 20.07.2010 r., sygn. ITPP3/443-73/10/ZG).

Z poglądem Ministra Finansów nie zgodził się zarówno WSA w Szczecinie (który wyrokiem z dnia 16 grudnia 2010 r. sygn. akt I SA/Sz 869/10 uchylił zaskarżoną interpretację indywidualną), jak również NSA (vide: wyrok z dnia 20 grudnia 2011 r., sygn. akt I FSK 467/11, oddalający skargę kasacyjną organu). Potwierdzając słuszność zaprezentowanego w stanie faktycznym rozstrzygnięcia, Sąd zwrócił w szczególności uwagę na fakt, że konieczność wystawienia faktury w dwóch egzemplarzach nie oznacza, że przechowywana faktura ma być identyczna w zakresie formy, co faktura przesłana nabywcy. NSA uznał bowiem, że faktura przechowywana przez wystawcę i otrzymana przez nabywcę ma być identyczna jedynie w zakresie treści odnoszących się do przeprowadzonej transakcji. Reasumując powyższe, Spółka XYZ jest uprawniona do przechowywania kopii wystawionych faktur VAT jedynie w elektronicznym systemie księgowym.

Zdaniem Autora, w tym miejscu warto odnieść się również do innego (uzupełniającego powyższe stanowisko) orzeczenia NSA (Vide: Wyrok NSA z dnia 28 września 2011 r., sygn. akt I FSK 1238/10), w którym czytamy, że: „biorąc pod uwagę jednolitość terminologii aktu prawnego i nadawanie jednakowym zwrotom tożsamego znaczenia, wskazanym jest używać określenia „forma” dla wyjaśnienia czy faktura jest papierowa czy też elektroniczna. Natomiast pojęcie „postaci” należy, zdaniem Sądu, odnieść do innych cech faktury, które nie mieszczą się pod pojęciem „forma”.Podobnie uznał WSA w Gdańsku, w wyroku z dnia 29 września 2010 r. (sygn. akt I SA/Gd 549/10), zauważając, iż: „zapisy prawa krajowego nie pozwalają na przyjęcie, że zwrot „oryginalna postać” mieści w sobie również pojęcie „formy” faktury: papierowej lub elektronicznej, co wynika przede wszystkim z faktu, iż art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE wyraźnie stanowi o tym, że państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej”.

Zaprezentowane stanowisko sądów administracyjnych należy ocenić pozytywnie, bowiem nie tylko ułatwi sprzedawcom rozliczanie transakcji, ale również - pozwoli na realne osiągnięcie korzyści, o którym mowa na wstępie niniejszego artykułu.