Urząd skarbowy: aktualizacja danych

Przeczytaj także: Urząd skarbowy: aktualizacja danych po ślubie

Minimum obowiązków
Najmniej obowiązków informacyjnych mają ci, których identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL. Do tej grupy zalicza się osoby objęte rejestrem PESEL, nieprowadzące działalności gospodarczej, niezarejestrowane jako podatnicy VAT, niebędące płatnikami podatków lub składek ZUS.

Prawie wszystkie dane identyfikacyjne tych podatników urzędnicy skarbowi pozyskują bez ich udziału - z rejestru PESEL. Wyjątek stanowią: adres zamieszkania inny niż zameldowania, osobisty rachunek bankowy, e-mail oraz numer telefonu. Informacje te podatnicy podają samodzielnie.

Aktualny adres zamieszkania trzeba zgłosić obowiązkowo. Są dwie możliwości poinformowania urzędu skarbowego o jego zmianie. Pierwszy to podanie nowego adresu zamieszkania w składanej deklaracji lub innym dokumencie związanym z obowiązkiem podatkowym, np. w zeznaniu rocznym. Drugim sposobem jest posłużenie się zgłoszeniem aktualizacyjnym ZAP-3. Korzystają z niego ci, którzy swój obecny adres chcą zgłosić przed terminem złożenia deklaracji lub innego dokumentu związanego z obowiązkiem podatkowym.

Przepisy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników nie wskazują, gdzie należy złożyć ZAP-3 w przypadku, gdy z powodu zmiany miejsca zamieszkania zmienia się właściwość urzędu skarbowego. Wydaje się jednak, że w takiej sytuacji najlepiej zanieść go lub wysłać do urzędu skarbowego, który stał się właściwy po przeprowadzce.

Numer osobistego rachunku bankowego i dane kontaktowe ujawniane są fiskusowi fakultatywnie. Aby je zgłosić, trzeba posłużyć się formularzem ZAP-3.
Podatnicy z NIP
Podatnicy, dla których identyfikatorem podatkowym jest NIP, muszą składać zgłoszenia aktualizacyjne, aby poinformować o zmianie danych identyfikacyjnych. Mają na to 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

Przedsiębiorcy wpisani w CEIDG dokonują aktualizacji danych, także nieobjętych wpisem, za pośrednictwem tej ewidencji. Jako zgłoszenie aktualizacyjne składają wniosek CEIDG-1. Warto pamiętać, że procedurę tę stosują wspólnicy spółek cywilnych w przypadku zmiany ich danych osobowych.

Podmioty zarejestrowane w KRS powinny korzystać z pośrednictwa sądu w przypadku zmiany danych objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców. Inne informacje, np. o rachunkach bankowych, przekazują natomiast urzędowi skarbowemu samodzielnie. Zmiany, bez względu na ich charakter, należy zgłaszać na druku NIP-2 - dołączając do niego ewentualnie również odpowiednie załączniki.

Aktualizacji danych ewidencyjnych dotyczących podatkowych grup kapitałowych dokonuje wskazana w umowie spółka reprezentująca grupę. Obowiązek ten jest niezależny od konieczności aktualizacji danych, który ciąży na każdej ze spółek wchodzących w skład grupy.

Pozostali podatnicy, których identyfikatorem podatkowym jest NIP, zgłoszenia aktualizacyjne składają na formularzu NIP-7. Dotyczy to osób fizycznych niewpisanych do CEIDG, ale prowadzących działalność gospodarczą lub podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy VAT. W tej grupie znajdują się również ci, którzy nie mają własnych firm, ale należą do płatników podatków, płatników składek ZUS albo nieobjętych rejestrem PESEL. Zgłoszenie aktualizacyjne składają w urzędzie skarbowym lub wysyłają na jego adres.

Zmiany w VAT-R
Podatnicy VAT muszą ponadto pamiętać o aktualizacji danych objętych zgłoszeniem VAT-R. Obowiązek złożenia takiego zgłoszenia spoczywa na podmiotach prowadzących działalność jako czynni podatnicy VAT. Rejestracji podlegają także, co do zasady, podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT, ale zobligowani do rozliczania tego podatku z tytułu niektórych czynności, np. importu usług od podatników unijnych.

Nie każda modyfikacja wymaga aktualizacji zgłoszenia VAT-R. Trzeba jej dokonać, gdy zmieniają się dane nieobjęte obowiązkiem aktualizacji na podstawie ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, np. sposób rozliczania podatku VAT.

W przypadku zmiany pozostałych informacji, np. adresu siedziby firmy, wystarczy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne na formularzu CEIDG-1, NIP-2 albo NIP-7. Z tego uproszczenia nie można jednak skorzystać, gdy zmienia się właściwość urzędu skarbowego. W takiej sytuacji, poza złożeniem CEIDG-1, NIP-2 albo NIP-7, trzeba również dokonać aktualizacji VAT-R.

Na aktualizację danych zawartych w zgłoszeniu VAT-R jest 7 dni, licząc od dnia, w którym nastąpiła zmiana.

---

Kara za brak aktualizacji
Kto może być ukarany?
Podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi nie dokonuje w terminie aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym.

Jaka kara za to grozi?
Grzywna w wysokości od 150 zł do 30.000 zł, a w postępowaniu mandatowym - od 150 zł do 3.000 zł.

Jak uniknąć kary?
Sposobem na uniknięcie odpowiedzialności karnej skarbowej jest zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego, zwane potocznie "czynnym żalem". Składa się je na piśmie albo przekazuje ustnie do protokołu.
Zawiadomienie jest bezskuteczne, jeżeli zostanie złożone w czasie, kiedy urzędnicy mieli wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu wykroczenia skarbowego, a także po rozpoczęciu czynności służbowej zmierzającej do jego ujawnienia - chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania karnego skarbowego.

---

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.