Refaktura mediów: podatek VAT i CIT

Przeczytaj także: Najem lokalu: stawka VAT na media

CIT

W działalności gospodarczej praktyka przenoszenia kosztów na rzeczywistego odbiorcę jest częstym zjawiskiem. Jest ono określane jako refakturowanie usług, które polega na przenoszeniu przez podmiot refakturujący, na podstawie umów, kosztów usług na podmiot, który faktycznie z nich korzysta. W takiej sytuacji refakturujący danej usługi nie świadczy, ale wystawia tylko na potwierdzenie tej czynności fakturę VAT dla odbiorcy usługi. W przypadku gdy z umowy najmu wynika, że najemca poza czynszem jest zobowiązany do zapłaty wynajmującemu za koszty wykorzystanej przez niego energii, wody itd., spółka powinna z tego tytułu rozpoznać koszty podatkowe, a następnie po refakturowaniu usług przychód z tytułu refaktury mediów.

Czy wydatki na media można zaliczyć do kosztów spółki?
Choć ostatecznie koszt ekonomiczny za media poniesie najemca, jednak nie ma przeszkód, aby otrzymaną fakturę za media przez wynajmującego (spółkę) ująć w kosztach uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Koszty mediów mają bowiem związek z osiąganymi przychodami z tytułu najmu. Wydatki na media są bezpośrednio związane z przychodami, jakie spółka uzyskuje z tytułu umowy najmu. A zatem powinny być ujęte w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające tym kosztom przychody. Z reguły rozliczenie kosztu nastąpi w dniu, na który został ujęty koszt w księgach rachunkowych.

Kiedy powstaje przychód z tytułu refakturowanych mediów?
W przypadku refakturowania mamy do czynienia z wykonaniem przez refakturującego usługi innej niż usługa, której refakturowanie dotyczy. Przychód należny spółki z tytułu refakturowania powinien być wykazany w dacie wykonania usługi, którą jest data wystawienia refaktury. Jeśli strony w umowie najmu ustalą, że usługi są rozliczane w okresach rozliczeniowych, to wówczas przychód z refakturowania powinien być ustalony zgodnie z art. 12 ust. 3c ustawy o CIT, tj. w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej refakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Oznacza to, że jeśli w umowie najmu zostanie określone, że okresem rozliczeniowym jest ostatni dzień kwartału, wówczas będzie to dzień, na który spółka powinna wykazać przychód.

VAT

Kiedy refakturujesz usługi?
Do 1 kwietnia 2011 r. pojęcie refakturowania usług nie było używane w ustawie o VAT, a możliwość dokonania refakturowania wynikała bezpośrednio z przepisów unijnych i potwierdzana była licznym orzecznictwem. Od 1 kwietnia 2011 r. możliwość refakturowania usług została bezpośrednio ujęta w przepisach ustawy o VAT. Zgodnie bowiem z dodanym art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi. Czynność tę uznaje się więc za świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. A zatem gdy na najemcy ciąży odrębny obowiązek do opłacania wydatków za media na podstawie wystawianej przez wynajmującego faktury, to w takiej sytuacji uznać należy, że wynajmujący zakupuje, a następnie sam świadczy usługę.

Z jaką stawką refakturować sprzedaż mediów?
Określenie stawki VAT przy refakturowaniu wydatków za media od pewnego czasu budzi wątpliwości. Organy podatkowe w najnowszych interpretacjach często zajmują stanowisko, zgodnie z którym media stanowią składnik usługi głównej (najmu, dzierżawy) i powinny być zawsze opodatkowane tak jak ta usługa, gdyż są z nią nierozerwalnie związane. Oznaczałoby to, że świadczenie usług najmu wraz ze świadczeniami dodatkowymi (np. dostawa wody, energii) stanowi jedną usługę, którą należy opodatkować stawką VAT właściwą dla usługi najmu. Tak uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi. w piśmie z 6 września 2011 r. (nr IPTPP3/443-45/11-2/IB)

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy refakturowaniu usług?
Zdarza się, że organy podatkowe uważają, iż obowiązek podatkowy, w przypadku refakturowanych usług, powstaje w tej samej dacie, w której powstał obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi pierwotnej. Z takim stanowiskiem nie można się zgodzić, definiując bowiem moment wykonania usługi do celów ustalenia obowiązku podatkowego, należy odrębnie określać ten moment w odniesieniu do usługi świadczonej przez pierwotnego usługodawcę na rzecz spółki oraz usługi refakturowanej przez spółkę na rzecz podmiotu korzystającego (najemcy). Refaktura jest zwykłą fakturą VAT, wystawioną przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi. W rezultacie ostateczne obciążenie spoczywa nie na pierwotnym nabywcy usługi, lecz na jej rzeczywistym użytkowniku. Przy odsprzedaży usług w rzeczywistości świadczona jest jedna usługa, jednak do celów podatkowych należy przyjąć, że była ona wyświadczona dwa razy (była przedmiotem dwóch odrębnych transakcji).

W kwestii powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu usług orzecznictwo sądów administracyjnych jest jednolite i potwierdza, że moment powstania obowiązku podatkowego należy rozpatrywać oddzielnie w stosunku do usługi pierwotnej i odsprzedawanej.


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.