Wydatki na założenie firmy a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Dotacja z Funduszu Pracy na otwarcie firmy a koszty i przychody

Formalności rejestracyjne
Ustawodawca nie zastrzegł, że wydatki poniesione przed dniem uruchomienia działalności gospodarczej podlegają wyłączeniu z kosztów podatkowych. Zatem kierując się definicją kosztu, zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof, należy przyjąć, że gdy ich poniesienie ma na celu uzyskanie przychodów albo zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła, mogą one zostać zakwalifikowane do tej kategorii.

Stąd przyszły przedsiębiorca zaliczy do firmowych kosztów uzyskania przychodów opłaty związane z rejestracją, zdobyciem odpowiednich koncesji i zezwoleń, wyrobieniem pieczątek, wizytówek itp., które zostały poniesione przed dniem zarejestrowania działalności w urzędzie skarbowym. Trudno bowiem tego typu wydatkom odmówić związku z przychodami osiąganymi po uruchomieniu działalności.

Gdy firmę otwiera bezrobotny
Bezrobotny na podjęcie działalności gospodarczej może otrzymać jednorazowe środki z Funduszu Pracy (art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz. U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.).

Ponieważ środki te są przyznawane przed rozpoczęciem działalności, nie zalicza się ich do przychodów z tego źródła. Stanowią one przychód z innych źródeł, który korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 lub 137 ustawy o pdof.

W art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy, jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wymienił wydatki sfinansowane niektórymi dochodami wolnymi od podatku. Są wśród nich środki wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o pdof, tzw. środki unijne na rozpoczęcie działalności, natomiast nie ma wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof, czyli jednorazowych środków przeznaczonych bezrobotnemu na rozpoczęcie działalności z Funduszu Pracy. Z tego względu wydatki sfinansowane z tych ostatnich środków mogą być zaliczane do kosztów podatkowych.
Przedstawione uregulowania dotyczą jednak wyłącznie wydatków niezwiązanych z nabyciem środków trwałych. W myśl bowiem art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof, zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych nie podlegają odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, od tej części ich wartości, która m.in. odpowiada wydatkom zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie. Taka sytuacja wystąpi przy sfinansowaniu zakupów środkami pochodzącymi z obydwu wskazanych źródeł. Zatem odpisy amortyzacyjne od części wartości początkowej środka trwałego sfinansowanego z omawianych źródeł nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Co ująć w remanencie początkowym?
Spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej, nazywanym również remanentem początkowym, podatnik zobowiązany jest objąć towary nabyte przed uruchomieniem działalności. Spis ten podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wydatków tych nie zalicza się jednak do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia. Zostaną uwzględnione w kosztach działalności gospodarczej przy obliczaniu dochodu z uwzględnieniem różnic remanentowych.

Składniki majątku trwałego
Niektóre z nabywanych przez przyszłego przedsiębiorcę składników majątku będą spełniały definicję środków trwałych, zawartą w art. 22a ust. 1 ustawy o pdof. Tego typu składniki zakupione przed uruchomieniem firmy podatnik ma prawo rozliczyć w kosztach działalności gospodarczej. Podobnie jednak jak w przypadku towarów nabytych przed uruchomieniem firmy, również ich zaliczenie do kosztów podatkowych nie następuje w dacie nabycia. Ich kosztowego rozliczenia podatnik dokonuje w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Jednak dla nabycia prawa do dokonywania amortyzacji istotny jest moment wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych i oddania do używania, a nie moment zakupu. Odpisy te zasadniczo zalicza w ciężar kosztów począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek przyjęto do używania.

Generalnie koszty podatkowe obciąża się amortyzacją w równych ratach. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Podatnicy w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność gospodarczą, mogą na zasadach określonych w art. 22k ust. 7-12 ustawy o pdof dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości środków trwałych zaliczonych do grup 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych. Odpisu tego dokonuje się nie wcześniej niż w miesiącu wprowadzenia ich do ewidencji środków trwałych. Ponadto jednorazowo, w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym, podatnicy mogą amortyzować środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Zakup wyposażenia
Wyposażenie siedziby firmy to kolejne wydatki przyszłego przedsiębiorcy. Wartość m.in. pojedynczych biurek, krzeseł, witryn, szaf, lamp, telefonów i faksów oraz szeregu innych sprzętów nabywanych na potrzeby nowo tworzonej firmy zazwyczaj nie przekracza 3.500 zł. Z tego względu podatkowo traktowane one będą jako elementy wyposażenia. Jeśli wyposażenie będzie wykorzystywane na potrzeby działalności, wówczas wydatki związane z jego zakupem będą podlegały bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie zostały sfinansowane ze środków, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 137 ustawy o pdof (art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy).

Wydatki na zakup wyposażenia obciążają koszty w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Jednocześnie składniki wyposażenia, których wartość przekracza 1.500 zł, przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w ewidencji wyposażenia.

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361)


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.