Umowa windykacyjna: operacje w księgach rachunkowych

Przeczytaj także: Wynagrodzenie pracownika: dofinansowanie w księgach

Konkretny przypadek
Przykładowo, spółka zawrze z firmą windykacyjną umowę zlecającą jej windykację należności. Na mocy umowy spółka nie dokona sprzedaży własnych wierzytelności. Przedmiotem umowy będzie przeprowadzenie przez windykatorów w imieniu spółki wszelkich czynności mających na celu zabezpieczenie oraz windykację wierzytelności dłużników spółki. Firma windykacyjna wpłaci na rzecz spółki kaucję, która w przypadku zapłaty należności przez dłużnika zostanie bądź zwrócona bądź (jeśli jeszcze nie została wpłacona) pomniejszona o kwotę odzyskanej należności. Co więcej, kaucja będzie zwracana także w przypadku rozwiązania umowy. Zyskiem firmy windykacyjnej jest prowizja od odzyskanych długów. Jak zaksięgować taką kaucję- czy można np. pomniejszyć wartość należności o kwotę otrzymanej kaucji?

Bez cesji wierzytelności
Treść ekonomiczna umowy zlecenia windykacji wierzytelności w kształcie przedstawionym powyżej nie wskazuje na zastosowanie factoringu lub obrotu wierzytelnościami, w przypadku których mamy do czynienia z cesją wierzytelności. Jest to umowa zlecenia usług gdyż w przypadku factoringu (pełnym/ niepełnym) dochodzi do przeniesienia wierzytelności (kolejno; z przeniesieniem ryzyka niewypłacalności dłużnika/ bez przenoszenia tego ryzyka) lub ryzyko niewypłacalności przenoszone jest częściowo (factoring mieszany). W umowie nie następuje przeniesienie wierzytelności ani ryzyka, jak również nie występuje transakcja sprzedaży wierzytelności. Zatem wierzytelność główna nie powinna zostać co do zasady usunięta z ksiąg rachunkowych spółki. Płacona firmie windykacyjnej prowizja stanowi wynagrodzenie za świadczone usługi, a kaucje wypłacane przez tą firmę na rzecz spółki stanowią zabezpieczenie nieskuteczności działania windykatora, a tym samym gwarantują należyte wykonanie umowy. Ponadto kaucje podlegają zwrotowi w określonych w umowie przypadkach.

Inaczej niż przy sprzedaży
Uwzględniając powyższe nie jest zasadne zastosowanie w przedmiotowym przypadku schematu ewidencji typowego dla sprzedaży wierzytelności jak to się dzieje przy factoringu (wyksięgowanie należności sprzedanej z konta Rozrachunki z odbiorcami odnosi się w koszty finansowe, natomiast wartość sprzedana należności zwiększa należności na koncie Pozostałe rozrachunki oraz przychody finansowe) oraz księgowania prowizji w koszty finansowe.

Sposób księgowania
W analizowanym przykładzie mamy do czynienia ze zleceniem dochodzenia wierzytelności własnych (własnej) przez podmiot trzeci, a zatem umową o świadczenie usług windykacyjnych.

W związku z powyższym ewidencja księgowa omawianej umowy powinna zostać przeprowadzona w sposób następujący:

• kaucja - moment ujęcia w dacie otrzymania, stanowi zobowiązanie wobec firmy windykacyjnej (podlega zwrotowi): MA Rozrachunki z tytułu kaucji wobec firmy WN Środki pieniężne
• zwindykowane kwoty wierzytelności głównej - moment ujęcia w dacie otrzymania środków pieniężnych na rachunek własny lub w dacie otrzymania informacji od windykatora jeśli środki zostaną przekazane przez dłużnika na jego rachunek: MA Należności od dłużnika WN Należności od firmy windykacyjnej (alternatywnie poprzez konto techniczne: Rozliczenie rozrachunków)
• prowizja - moment ujęcia w dacie otrzymania faktury od windykatora: WN Pozostałe koszty operacyjne lub koszty usług obcych MA Zobowiązanie wobec firmy windykacyjnej

Prowizja nie stanowi kosztów finansowych gdyż umowa zlecenia windykacji wierzytelności nie jest co do zasady umową o finansowanie, a kaucje nie mają charakteru pożyczki. W kosztach finansowych ujęte zostaną koszty odsetek należnych od dnia następującego po podpisaniu umowy do dnia całkowitej spłaty przedmiotowej wierzytelności przez dłużnika.

W sprawozdaniu finansowym spółki powinien zostać zastosowany następujący sposób prezentacji:

• wierzytelność główna niezwrócona przez dłużnika – należność od dłużnika (bez zmian),
• nierozliczone kaucja i prowizja stanowić będzie zobowiązanie wobec firmy windykacyjnej (pozostałe zobowiązania),
• przekazane przez dłużnika firmie windykacyjnej kwoty wierzytelności głównej stanowić będą należności od tej firmy.