Podróż służbowa prywatnym samochodem: kilometrówka

Przeczytaj także: Podróż służbowa samochodem: zakup paliwa

Rozpatrzmy następującą sytuację: Pracownik serwisowy ma udać się do klienta w celu naprawy urządzenia. Klient ma siedzibę w miejscowości znajdującej się w innym województwie. Po drodze ów pracownik ma odwiedzić dodatkowo także kliku innych klientów w celu regulacji urządzeń sprzedawanych przez jego zakład pracy. Większość z tych klientów znajduje się w różnych miejscowościach, a pozostali w różnych częściach danych miast. Ponieważ jednak są one położone blisko siebie oraz są niejako „po drodze” do klienta z miejscowości z innego województwa, w celu oszczędności zarówno czasu jak i pieniędzy, serwisant będzie odwiedzał poszczególnych klientów po kolei. Podróż służbowa odbędzie się prywatnym samochodem serwisanta. Z uwagi jednak na to, że podróż do klienta z miasta z innego województwa będzie przeplatana także wizytami u innych klientów, przejechana liczba kilometrów będzie znacznie większa, aniżeli gdyby serwisant jechał jedynie do klienta z innego województwa. Jak w takim przypadku należy udokumentować przebieg samochodu?

Art. 77⁵ ust. 1 Kodeksu pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Szczegóły w tym zakresie zostały uregulowane w rozporządzeniach wykonawczych.

Jednym z nich jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, które to w §5 mówi, że środek transportu do odbycia podróży określa pracodawca. Jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym.

Przepisy wskazane w poprzednim zdaniu to z kolei rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, które to mówi m.in., że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które w przypadku samochodów osobowych nie mogą być wyższe niż 0,5214 zł, jeżeli pojemność skokowa silnika takiego pojazdu nie przekracza 900 cm³, albo 0,8358 zł dla samochodów o większym litrażu.

Powyższe przepisy są ściśle powiązane z prawem podatkowym. Art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) mówi bowiem, że pracodawca może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej na podstawie tzw. kilometrówki, czyli iloczynu faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (czyli przepisach, które zostały przytoczone wyżej).

Trzeba przy tym pamiętać, że przebieg pojazdu winien tutaj być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Do jej prowadzenia zobowiązana jest osoba używająca pojazdu (art. 23 ust. 5 updof). Ewidencja taka winna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku ewidencji, o której mowa wyżej, wydatki ponoszone przez pracodawcę z tytułu używania przez pracownika samochodu prywatnego na potrzeby zakładu pracy nie stanowią kosztów uzyskania przychodu tego pierwszego.

Przytoczone wyżej przepisy mówią zatem, jakie co najmniej dane winna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu. W ewidencji tej należy m.in. wyodrębnić każdy pojedynczy etap podróży (czyli nawet ten, który jest pokonywany od jednego klienta do drugiego w tej samej miejscowości). Umieszczanie w ewidencji konkretnych adresów podróży służbowej z jednej strony pozwoli na rzetelne określenie faktycznie pokonanych kilometrów w podróży służbowej i wypłacenie z tego tytułu pracownikowi wymaganych należności, z drugiej zaś uchroni podatnika przed ewentualnym sporem z fiskusem, który może zarzucać nierzetelność tej ewidencji, a w konsekwencji także zakwestionować wysokość ustalonych na jej podstawie kosztów uzyskania przychodu.