Obowiązkowa rezerwowa kasa fiskalna?

Przeczytaj także: Moment zainstalowania kasy fiskalnej

Obowiązek, o którym mowa we wstępie wynika z art. 111 ustawy o VAT, którego to ust. 1 mówi, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować nałożeniem przez fiskusa sankcji w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, przy czym w stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, wskazanego wyżej zobowiązana ustalić nie można (art. 111 ust. 2 ustawy o VAT).

Oczywiście powyższe dotyczy podatników, którzy nie korzystają ze zwolnień w zakresie stosowania kas fiskalnych, określonych w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów.

Jak jednak postąpić w przypadku, gdy kasa ulegnie awarii? Odpowiedzi na to pytanie udziela art. 111 ust. 3 ustawy o VAT. Otóż jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku zaś gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy użyciu i tej kasy nie jest możliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Warto w tym miejscu wspomnieć, że tożsamy obowiązek został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, którego to §7 ust. 1 pkt 3 mówi, że podatnicy są obowiązani ewidencjonować sprzedaż przy użyciu kasy rezerwowej lub zaprzestać sprzedaży, w przypadkach określonych w art. 111 ust. 3 ustawy o VAT.

Jak łatwo zauważyć, przepisy dają podatnikowi prawo do „czasowego” zastąpienia kasy podstawowej kasą rezerwową i dalszego prowadzenia sprzedaży w przypadku, gdy kasa podstawowa nie pozwala na ewidencjonowanie na niej obrotu oraz kwot podatku należnego (czyli np. gdy uległa awarii tudzież zabrakło prądu i jej bateria także się już rozładowała).

Warto jednak pamiętać, że powyższe jest prawem podatnika a nie jego obowiązkiem. Co za tym idzie, jeżeli ewidencjonowanie sprzedaży na kasie podstawowej nie jest możliwe, podatnik może od razu zrezygnować z prowadzenia sprzedaży, aż kasa podstawowa ponownie będzie zdatna do użytku. Nie musi on w takim przypadku bezwzględnie wprowadzać kasy rezerwowej. Trzeba jednak liczyć się z konsekwencjami finansowymi związanymi z zaprzestaniem sprzedaży (a w takim przypadku jej zaprzestanie jest obowiązkowe), w tym także z utratą klientów.

Niemniej to od podatnika zależy zarówno to, czy kasę rezerwową on zakupi, jak też ilość tych urządzeń. Przepisy podatkowa nie nakładają w tym zakresie żadnych obowiązków. Przy podejmowaniu decyzji o tym czy, oraz w jakiej ilości urządzenia takie nabyć, warto jednak kierować się względami ekonomicznymi. Trzeba bowiem liczyć się z tym, że w przypadku braku możliwości ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą kas fiskalnych, podatnik obowiązkowo musi tej sprzedaży zaprzestać do czasu, aż ewidencja na tych urządzeniach znowu będzie możliwa, a okres taki w przypadku poważnych awarii kasy może potrwać nawet dłuższy czas. Ponadto niekiedy nawet kilkugodzinna przerwa w sprzedaży może doprowadzić do istotnych strat finansowych. Dlatego, jeżeli obrót z tytułu tej sprzedaży jest stosunkowo duży, podobnie jak jej częstotliwość oraz liczba klientów, warto posiadać rezerwową kasę fiskalną, a w przypadku posiadania wielu placówek, nawet kilku takich urządzeń. Przykładem są tutaj sklepy spożywcze, w których to klienci dokonują zakupów każdego dnia i to niemalże o każdej porze.

Oczywiście jeżeli podatnik zdecyduje się na zakup kasy rezerwowej powinien pamiętać, że muszą tutaj być dokonane wszystkie czynności wymagane przy kasach podstawowych. Trzeba zatem dokonać fiskalizacji takiej kasy oraz zgłosić ją do urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego. Konieczne jest także przeprowadzanie okresowych przeglądów tych urządzeń.