Podróż służbowa kierowcy: dieta w koszty firmy?

Przeczytaj także: Podróż służbowa kierowcy a koszty firmy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego, zarówno w kraju jak i zagranicą, własnym taborem samochodowym. Usługi transportu wykonuje osobiście oraz przy pomocy zatrudnionego w oparciu o umowę o pracę kierowcy. Czas przebywania kierowcy w podróży służbowej jest dłuższy niż 8 godzin. Zatrudniony pracownik wyjeżdża poza siedzibę miejsca pracy. W związku z tym wnioskodawca wypłaca mu diety z tytułu podróży służbowych zgodnie z przepisami prawa pracy. Zadał on pytanie, czy wartość wypłaconych diet stanowi koszty uzyskania przychodu prowadzonej firmy? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
• pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy,
• być właściwie udokumentowany.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek pozostaje w związku przyczynowo- skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników może więc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, jeżeli ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu, o ile nie są one wyszczególnione jako niestanowiące takich kosztów.

W katalogu zwartym w przepisie art. 23 ust. 1 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę z tytułu wypłaconych diet w związku z odbywaniem podróży służbowej pracownika.

W przepisach prawa podatkowego pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. Definicja podróży służbowej pracownika została natomiast zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem, za podróż służbową uznaje się wykonywanie na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Zatem, w definicji podróży służbowej istotne jest wykonywanie zadań poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy, na służbowe polecenie pracodawcy związane z wykonywaniem zadania służbowego. Pracodawca, który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety oraz poniesione wydatki związane z odbywaniem przez tegoż pracownika podróży służbowej. Warunkiem formalnoprawnym zakwalifikowania przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie faktu poniesienia danego wydatku. (…)

Reasumując, mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, iż wypłacone pracownikowi (kierowcy) diety z tytułu podróży służbowej - na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów