Ordynacja podatkowa: sprawa w urzędzie z metryką

Przeczytaj także: Decyzja podatkowa: fiskus musi podać logiczne wnioski i uzasadnienie

Rejestr działań
Urzędnicy prowadzący sprawy podatkowe muszą zakładać tzw. metryki. Obliguje ich do tego, obowiązujący od 7 marca 2012 r., art. 171a Ordynacji podatkowej. Metryka to swego rodzaju ewidencja. Odnotowuje się w niej wszystkie osoby uczestniczące w działaniach podejmowanych w trakcie postępowania podatkowego oraz wykonywane przez nie czynności. Zamieszcza się również informację o rodzaju, dacie wydania i identyfikatorze dokumentu określającego daną czynność.

Do tej pory trudno było ustalić faktycznych autorów decyzji i postanowień - tych, którzy przygotowują i wpływają na kształt rozstrzygnięć. Znana była jedynie osoba je podpisująca, a pełniąca funkcję organu podatkowego lub przez niego upoważniona. Dzięki metryce nawet po długim czasie będzie można ustalić kto, kiedy i w jakim zakresie brał udział w postępowaniu podatkowym. Znana będzie nie tylko osoba, która podpisała rozstrzygnięcie, ale również przygotowała jego projekt, opiniowała, akceptowała, udzielała wytycznych co do sposobu załatwienia sprawy itp. W metryce nie uwzględnia się jedynie czynności technicznych, takich jak drukowanie dokumentu, przygotowanie do wysłania, kopertowanie.

W ten sposób urzędnicy, którzy rzeczywiście kształtują treść rozstrzygnięcia podatkowego, przestali być anonimowi. Jeżeli w wyniku wydania błędnej decyzji lub postanowienia państwo albo obywatel poniesie szkodę, zidentyfikowanie osób za to odpowiedzialnych nie powinno stanowić problemu. Prowadzenie metryki ma - według pomysłodawców tego rozwiązania - wpłynąć na transparentność postępowań podatkowych, ograniczyć korupcję, zwiększyć odpowiedzialność urzędników za jakość wydawanych rozstrzygnięć.

Wyjątki od reguły
Metryka powinna być prowadzona dla każdej sprawy podatkowej odrębnie. Nie zmienia się to także w sytuacji, gdy sprawy są ze sobą powiązane, np. określenie wysokości zobowiązania podatkowego i nadanie decyzji rygoru natychmiastowej wykonalności. Zakładana jest ponadto oddzielnie dla każdego trybu postępowania: pierwszoinstancyjnego, odwoławczego, nadzwyczajnego.

Urzędnicy nie są zwolnieni z obowiązku prowadzenia metryki także w przypadku spraw, które w dniu wejścia w życie nowych rozwiązań, czyli 7 marca 2012 r., były już w toku. Muszą je założyć do 6 kwietnia 2012 r. Należy wskazać w nich, kto i jakie czynności podejmował od 7 marca 2012 r.

Nie każda sprawa załatwiana przez urzędników skarbowych wymaga założenia metryki. Nie jest ona tworzona dla czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, ubiegania się o zaświadczenia. Sporządzono listę przypadków, w których nie ma obowiązku prowadzenia metryki, ponieważ nakłady z tym związane są niewspółmierne w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru sprawy (patrz ramka). W sprawach objętych wyłączeniem trzeba jednak stosować taką ewidencję na etapie postępowania odwoławczego lub w przypadku uruchomienia trybu nadzwyczajnego.

Metryka sprawy musi być na bieżąco aktualizowana.

Status metryki
Metryka może być prowadzona w formie pisemnej lub elektronicznej. Jeżeli ma postać elektroniczną, należy wydrukować ją po podjęciu ostatniej czynności w sprawie i dołączyć do akt. Można ją wydrukować także w trakcie postępowania podatkowego, jeżeli zajdzie taka potrzeba także na żądanie strony.

Metryka, wraz dokumentami do których odsyła, jest obowiązkową częścią akt sprawy. Podatnik, będący stroną postępowania podatkowego, może więc zapoznać się z nią - na takich samych zasadach jak z innymi dokumentami. Reguły te są określone w art. 178-179 Ordynacji podatkowej.

Podatnik ma prawo przeglądać akta sprawy w trakcie postępowania podatkowego oraz po jego zakończeniu. O dostęp do nich może występować wielokrotnie - w zależności od potrzeb. Przeglądanie akt odbywa się w siedzibie organu podatkowego, w obecności jego pracownika. Dokumenty można nie tylko przeglądać. Podatnik ma prawo sporządzać z nich notatki, kopie i odpisy.

Nie są udostępniane tylko dokumenty zawierające informacje niejawne oraz wyłączone z akt sprawy ze względu na interes publiczny.

---

Sprawy podatkowe bez metryki

• zaliczenie wpłaty na poczet zaległości podatkowych
• umorzenie z urzędu zaległości podatkowej, odsetek za zwłokę lub opłaty prolongacyjnej
• zaliczenie nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych i bieżących zobowiązań podatkowych
• ustalenie zobowiązań podatkowych, które są ustalane corocznie, jeżeli nie zmienił się stan faktyczny, na podstawie którego dokonano wymiaru za poprzedni okres
• ustalenie zobowiązania podatkowego w podatku od spadków i darowizn, jeżeli decyzja wydawana jest na podstawie zeznania o nabyciu rzeczy lub praw majątkowych oraz dołączonych do niego dokumentów
• ustalenie zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, rolnym i leśnym, jeżeli decyzja wydawana jest wyłącznie na podstawie informacji złożonej przez osobę fizyczną
• ustalenie wysokości zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych podatnikom osiągającym dochody z działów specjalnych produkcji rolnej
• ustalenie wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej
• ustalenie wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych
• zwrot osobom fizycznym części wydatków poniesionych na zakup materiałów budowlanych
• wydanie podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaż legalizacyjnych znaków akcyzy

---

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.)


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.