Odzież dla pracowników jako koszty firmy

Przeczytaj także: Odzież robocza przedsiębiorcy w koszty firmy?

Na wstępie należy zauważyć, że ustalenie czy wydatek na odzież przekazywaną pracownikom stanowi koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o PDOP jest uzależnione od rodzaju przekazywanej odzieży. Niewątpliwie kosztem uzyskania przychodów będą wydatki na zakup odzieży, której obowiązek zapewnienia pracownikom został nałożony na pracodawcę przepisami bhp (przykładowo odzież ochronna). W takim bowiem przypadku pracodawca jest zobowiązany do zakupu takiej odzieży na podstawie przepisów obowiązującego prawa, zaś wydatki tu poniesione wykazują związek z przychodem, albowiem taka forma odzieży jest wykorzystywana, z uwagi na jej charakter, zasadniczo tylko w prowadzonej przez podatnika działalności.

Natomiast w odniesieniu do innego rodzaju odzieży zapewnianej pracownikom (np. ubiór reprezentacyjny), wydatki na jej zakup mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli będą one wykazywać związek z przychodem podatnika. Taki związek zachodzi zarówno w przypadku odzieży przekazywanej tym pracownikom, którzy mają kontakt z klientem czy innymi podmiotami z zewnątrz, jak również wtedy gdy taka odzież przekazywana jest pracownikom np. sekretariatu, księgowości, gdzie kontakt z klientem może być ograniczony (w tym przypadku pracodawcy może bowiem zależeć na zunifikowaniu wyglądu pracowników także tych, którzy nie reprezentują pracodawcy na zewnątrz). Jednakże w obu ww. przypadkach z wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy powinien wynikać obowiązek pracodawcy do zapewnienia takiej odzieży pracownikom oraz obowiązek pracowników do jej używania przy wykonywaniu obowiązków służbowych. Dodatkowo w obu ww. przykładach zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na odzież służbową nie będzie się wiązać z ryzykiem podatkowym, jeżeli poprzez określone cechy ubioru, zostanie wykluczony jego osobisty i zindywidualizowany charakter, a tym samym nie będzie istnieć możliwość wykorzystywania takiej odzieży przez pracowników na cele prywatne. Z orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że taka odzież powinna się odznaczać cechami kojarzonymi z daną firmą, zawierać jej logo, barwy kojarzone z tą firmę etc., przy czym, nie jest zaś wystarczające samo opatrzenie odzieży nietrwale z nią związanym identyfikatorem pracownika (wyrok WSA w Gdańsku z dnia 03.07.2010 r., sygn. I SA/Gd 74/07).

W orzecznictwie organów podatkowych, poza wymogiem pozbawienia odzieży charakteru osobistego dodatkowo prezentowane są poglądy o reklamowo – reprezentacyjnym charakterze wydatków na zakup ubioru służbowego. W interpretacji z dnia 26 czerwca 2008 r., sygn. ITPB3/423-241/08/MT, Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy uznał za wykazujące charakter reklamowy wydatki na wyposażenie pracowników mających kontakt z klientem w jednolitą odzież, oznaczoną logo podatnika. Wskazany organ podatkowy stwierdził również, że jeżeli taka odzież miałaby charakter odzieży ekskluzywnej, której wykorzystywanie wiąże się z okazałością, wytwornością w reprezentowaniu Spółki, to wydatek na jej zakup stanowiłby koszty reprezentacji z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o PDOP, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

W kontekście wyżej poczynionych uwag należy również zwrócić uwagę na art. 16 ust. 1 pkt 52 ustawy o PDOP, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, nie zaliczanych do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika.

Jeżeli więc odzież służbowa przekazywana pracownikom stanowi własność podatnika, to w sytuacji braku oznaczenia odzieży logo firmy (co służy wyeliminowaniu możliwości wykorzystywania na cele prywatne pracowników), jak i w przypadku gdy taka odzież bez uzasadnienia znajdowałaby się poza siedzibą firmy, wydatki na jej zakup nie stanowiłyby dla podatnika kosztów uzyskania przychodów. Z uwagi na drugą negatywną przesłankę wyłączania z kosztów uzyskania przychodów wydatków na odzież (nieuzasadnione pozostawianie jej poza siedzibą podatnika), istnieje ryzyko zakwestionowania przez organy podatkowe takiego wydatku. Fakt dysponowania przez pracownika taką odzieżą poza godzinami pracy powinien bowiem znajdować należyte uzasadnienie (np. wyjazd następnego dnia po pracy w podróż służbową, w której pracownik będzie używał takiej odzieży)