Grupa międzynarodowa: spotkanie a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Wydatki na kontrahentów a koszty podatkowe

Przykładowo, polska spółka w ramach grupy międzynarodowej należy do dywizji zajmującej się zaopatrzeniem. Musi zorganizować spotkanie, na którym omawiane będą wyniki dywizji, dalsze działania, projekty, plany etc. W spotkaniu tym wezmą udział osoby zarządzające dywizją i zaproszeni dyrektorzy spółek należących do dywizji. Czy wydatki na organizację będą kosztem?

Można do KUP…
W powyższym przykładzie, spotkanie osób zarządzających dywizją jest nakierunkowane m. in. na opracowanie spójnej strategii w ramach grupy, koordynacje wspólnych projektów i planów biznesowych, kierunków rozwoju itd. Takie działania mogą się przełożyć pośrednio na osiągniecie przychodów przez spółkę. W konsekwencji, wydatki na organizację spotkania mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu.

W kwestii możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na spotkania zespołów projektowych, w których uczestniczyli przedstawiciele spółek powiązanych wypowiedział się przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 31 maja 2010 r. (sygn. ITPB3/423-124a/10/PS), który wskazał iż „gdy głównym celem organizacji spotkania General Seels Meeting jest między innymi reklama produktów oferowanych przez Wnioskodawcę (w stosunku do menadżerów głównych klientów międzynarodowych), czy też umożliwienie podjęcia ważnych decyzji związanych z działalnością firmy, poprzez udział w spotkaniu osób wchodzących w skład grupy "S.", w trakcie którego prowadzone są szkolenia dotyczące sposobów sprzedaży, negocjacji umów handlowych i szczegółowych informacji technicznych o nowych zastosowaniach produktów, to wydatki na organizację części merytorycznej takich spotkań mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.

…ale nie bez ryzyka
W analizowanej sytuacji nasuwa się jednak pewne ryzyko – czy poniesione wydatki mogą stanowić koszt podatkowy w całości. Dotyczą one bowiem dywizji zaopatrzeniowej, a zatem także innych podmiotów z grupy, a nie wyłącznie samej spółki. Wydaje się, iż harmonijna współpraca w obszarze grupy przekłada się bezpośrednio na wynik finansowy spółki, a zatem organizacja spotkania jest zasadniczo korzystna dla spółki i leży w jej interesie. Jednakże organy podatkowe mogą przedstawić odmienny pogląd w tej sprawie i dla uzyskania całkowitej pewności należałoby uzyskać wiążącą interpretację indywidualną.

Nie zapomnij o reprezentacji
Przedsiębiorca powinien także rozważyć, czy takie wydatki mogą zostać przez organy podatkowe uznane za wydatki o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy PDOP tj. za wydatki na reprezentację. Zasadniczo, reprezentacja rozumiana jest jako działania majce na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami, akcentowania jej renomy i poszanowania kontrahenta. Powszechnie, przyjmuje się iż reprezentacja powinna być skierowana do podmiotów zewnętrznych. We wskazanym przykładzie organizowane spotkanie miało charakter merytoryczny i nie było związane z zachęceniem innych podmiotów z grupy do korzystania z usług spółki, a więc nie miało cech reprezentacji. Jednakże tu należy być ostrożnym- przedsiębiorca powinien zawsze analizować charakter każdego takiego spotkania pod kątem możliwości przypisania mu cech reprezentacji.