Kontrola z ZUS: składki w koszty podatkowe

Przeczytaj także: Przejęcie spółki: wynagrodzenia pracownicze jako koszty

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie społeczne. Z przepisów podatkowych wynika, że nie uważa się za koszty podatkowe nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, określonych w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika (art. 16 ust. 1 pkt 57a ustawy o CIT). Zasadniczo zatem składki faktycznie opłacone mogą być kosztem podatkowym (także te naliczone i zapłacone w wyniku pokontrolnej decyzji ZUS).

Wyjątek od powyższej zasady stanowią składki od nagród i premii, wypłacanych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym, które nie mogą być kosztem uzyskania przychodów w żadnym wypadku (art. 16 ust. 1 pkt 40 ustawy o CIT).

Czy zaległe składki mogą być kosztem podatkowym spółki?
A zatem skoro zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracodawcę (jako płatnika) mogą być kosztem podatkowym, to również zapłacone na podstawie decyzji pokontrolnej ZUS składki na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez spółkę mogą być koszem uzyskania przychodów. Takie składki nie zostały bowiem z tych kosztów w żaden sposób wyłączone, a spółka ma obowiązek ich zapłacenia.

Kiedy zaliczysz zaległe składki do kosztów podatkowych?
Zaległe składki na ubezpieczenia społeczne będą kosztem podatkowym spółki w dacie ich zapłaty do ZUS. W takim przypadku nie ma bowiem zastosowania art. 15 ust. 4h ustawy o CIT umożliwiający zaliczenie składki do kosztów w miesiącu, za który jest należna, ale tylko wtedy gdy składki są płacone w terminie.

W przypadku naliczenia dodatkowych składek po kontroli nie można mówić o opłaceniu składek w terminie przewidzianym przez przepisy. A zatem zaległe składki na ubezpieczenia społeczne podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w roku, w którym zostaną opłacone przez podatnika (spółkę).

Czy dodatkowe składki odliczysz od wynagrodzenia pracownika?
Zgodnie z treścią art. 32 ustawy o PIT, pracodawca ustalając zaliczkę na podatek dochodowy, dochód pomniejsza o potrącone ze środków pracownika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne. Natomiast wyliczoną zaliczkę na podatek pomniejsza o kwotę pobranej składki zdrowotnej, z zastrzeżeniem, że odliczeniu od podatku podlega składka zdrowotna w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru. A zatem faktycznie pobrane ze środków pracownika składki na ubezpieczenie społeczne pracodawca odlicza przy ustalaniu zaliczki na podatek za miesiąc, w którym pobrał zaległe składki.

Jednak w tej sytuacji pracownik powinien wyrazić zgodę na potrącenie z wynagrodzenia zaległych składek ZUS. Z art. 91 § 1 Kodeksu pracy wynika bowiem, że należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 Kodeksu pracy mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.

W przypadku gdy pracodawca na bieżąco nie pomniejszył dochodu pracownika o składki na ubezpieczenia społeczne i składkę zdrowotną finansowane ze środków pracownika, to pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami było spełnione zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. Wówczas pracodawca może próbować dochodzić zwrotu nienależnie wypłacanego wynagrodzenia na drodze sądowej.

Czy odsetki od zaległych składek na ubezpieczenie są kosztem spółki?
Odsetek naliczonych od zaległych składek na ubezpieczenie społeczne spółka nie będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy podatkowe wyłączają bowiem z kosztów uzyskania przychodów odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i innych należności, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej.


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.