Faktura VAT: oryginał papierowy kopia elektroniczna

Przeczytaj także: Faktura VAT elektroniczna i papierowa

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka swoją sprzedaż dokumentuje fakturami VAT. Zarówno jej oryginały jak i kopie występują w formie papierowej. Chciałaby ona jednak stosować tutaj system mieszany polegający na tym, że oryginały faktur w dalszym ciągu byłyby w formie papierowej i w takiej będą dostarczane kontrahentom, zaś ich kopie miałyby być przechowywane w formie elektronicznej. Oczywiście kopia takiej faktury zachowałaby pełną zgodność z jej oryginałem. Zostałyby ponadto zapewnione: bezpieczeństwo przechowywanych kopii faktur, brak możliwości zmiany treści kopii faktury lub jakichkolwiek innych danych dotyczących kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej, możliwość zapoznania się w każdej chwili z treścią kopii faktury przechowywanej w formie elektronicznej w tym możliwość wydrukowania w każdej chwili takiej faktury - w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Powstała wątpliwość, czy stosowanie takiego systemu wystawiania faktur jest możliwe? W przedmiotowej sprawie, biorąc pod uwagę rozstrzygnięcie zawarte w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 listopada 2011 r. sygn. akt I FSK 49/11 oraz Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 21 października 2010 r. sygn. akt I SA/Bk 816/10, organ podatkowy zgodził się ze stanowiskiem wnioskodawcy, które było następujące:

„(…) Zdaniem Wnioskodawcy, w myśl art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zwanej dalej ustawą o VAT, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawiać faktury stwierdzające w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...). Ponadto zgodnie z treścią art. 106 ust. 8 pkt 1 ustawy minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia określa szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania. Stosownie do brzmienia § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz „KOPIA”. Ponadto zgodnie z § 23 ust. 1 wymienionego rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ocenie Spółki, żaden przepis ustawy o VAT, ani cytowanego rozporządzenia nie nakazuje przechowywania kopii faktur w formie materialnej, tzn. papierowej. Oznacza to, że normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej formy przechowywania kopii faktur. Zgodnie z art. 244 dyrektywy Rady 2006/112/WE każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią a także wszystkich faktur, które otrzymał. Ponadto stosownie do brzmienia art. 247 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE państwo członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Polskie państwo nie wymaga przechowywania kopii faktur w formie papierowej bowiem żaden przepis nie statuuje tak rozumianego obowiązku.

Zdaniem Wnioskodawcy, żaden przepis wyżej cytowanego rozporządzenia nie nakłada na podatników obowiązku wydrukowania kopii faktury w celu jej przechowywania. Przepisy rozporządzenia nakazują natomiast przechowywać faktury do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powyższe oznacza, iż na każde żądanie organu podatkowego, podatnicy zobowiązani są przedstawić kopie faktur. Zatem za dopuszczalne należy uznać przechowywanie kopii faktur w systemie księgowym, pozwalającym na ich wydrukowanie, w szczególności na każde wezwanie organu podatkowego. Istotnym argumentem przemawiającym za słusznością powyższego stanowiska jest zasada proporcjonalności, ustalona w art. 5 ust. 3 Traktatu Założycielskiego Wspólnoty Europejskiej. Zgodnie z przywołaną zasadą, państwa członkowskie mogą nakładać na obywateli tylko takie obowiązki (stosować tylko takie środki), które są niezbędne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy. Dotychczasowa praktyka organów podatkowych dotycząca przechowywania kopii faktur w formie papierowej, w sytuacji gdy również inne sposoby przechowywania faktur zapewniają realizację celów dyrektywy 2006/112/WE, należy uznać za obowiązek nadmiernie uciążliwy i tym samym naruszający zasadę proporcjonalności.

Spółka wskazuje, że o możliwości zastosowania tzw. „metody mieszanej” wystawiania i przechowywania faktur przesądził Naczelny Sąd Administracyjny. W wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. I FSK 1169/08 NSA wyraził pogląd, który potwierdza stanowisko Wnioskodawcy. Wśród tez wymienionego orzeczenia na szczególną uwagę zasługują następujące tezy potwierdzające słuszność stanowiska wnioskodawcy:
• z dyrektywy 2006/112/WE można wywnioskować, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej;
• dotychczasowe przekonanie o możliwości wystawiania i przechowywania kopii faktur jedynie w formie papierowej odbywa się jedynie na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń wynikających z praktyki ukształtowanej pod rządami ustawy z 1993 r., natomiast zmiana realiów technicznych nakazuje rozważyć dopuszczalność stosowania innych form;
• istotną przesłanką w interpretacji przepisów dotyczących wystawiania i przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej winna być funkcja kontrolna rozumiana w ten sposób, że dopuszczenie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej winno zagwarantować możliwość kontroli tych faktur przez organy podatkowe, w tym drukowania tych faktur na wezwanie tych organów;
• z punktu widzenia funkcji jakie ma spełniać przechowywanie kopii faktur w formie elektronicznej nie ma przeciwwskazań do przechowywania faktur w formie elektronicznej;
• nie ma normatywnych przeciwwskazań do stosowania "mieszanego systemu" wystawiania i przechowywwania faktur, polegającego na wystawianiu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu;
• względy celowościowe, ekologiczne i ekonomiczne przemawiają za dopuszczalnością przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej;
• jeżeli normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór takiej formy, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w wybranej przez formie.

W ocenie Spółki, o ile księgowy system informatyczny wykorzystywany przez dany podmiot pozwoli na wydrukowanie kopii faktury na życzenie organu kontrolnego, to funkcja dokumentacyjna wymagana ustawą o VAT zostaje spełniona. Tym samym NSA w przywołanym orzeczeniu dał przyzwolenie, iż to do podatnika należy decyzja w jakiej formie chce przechowywać faktury.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów