Faktura VAT elektroniczna i papierowa

Przeczytaj także: (E)faktura VAT w 2011 roku

Możliwość przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej wynika z przepisów §3 ust. 1 Rozporządzenia, które wskazuje, iż faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją". Zarówno akceptacja, jak i jej cofnięcie mogą być wyrażone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§3 ust. 2). Cofnięcie akceptacji przez odbiorcę faktury pozbawia wystawcę faktury prawa do przesyłania danemu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni - § 3 ust. 3 Rozporządzenia.

W związku z powyższym może pojawić się wątpliwość czy wyrażona akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej przez nabywcę oznacza, że do czasu jej cofnięcia sprzedający jest zobligowany do przesyłania i udostępniania wszystkich wystawionych w tym okresie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów tylko i wyłącznie w formie elektronicznej.

Należy zauważyć, iż wskazany §3 ust. 1 Rozporządzenia wskazuje na możliwość a nie obowiązek przesyłania faktur w formie elektronicznej. Ponadto treść Rozporządzenia nie wskazuje okoliczności, które by uniemożliwiały wystawianie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów w formie papierowej w okresie obowiązywania akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej.

W konsekwencji akceptacja przesyłania faktur w formie elektronicznej nie oznacza, że do czasu jej cofnięcia strony są zobligowane do przesyłania i udostępniania wszystkich wystawionych w tym okresie faktur, faktur korygujących i ich duplikatów tylko i wyłącznie w formie elektronicznej. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 listopada 2011 r. (sygn. ILPP4/443-519/11-4/EWW).

Istotne jest natomiast, aby tej samej faktury jednocześnie nie wystawiać w formie papierowej oraz w formie elektronicznej. Dwukrotne wystawienie faktury dokumentującej tą samą sprzedaż pozbawi bowiem podmiot otrzymujący te faktury możliwości odliczenia podatku VAT naliczonego z zakupów udokumentowanych tymi fakturami. Ograniczenie to wynika z treści art. 88 ust. 3a pkt 3 ustawy o VAT, w którym wskazano, iż nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą tę samą sprzedaż.