Rozliczenie podatku od wynagrodzenia pracownika

Przeczytaj także: Grudniowe wynagrodzenia w kosztach firmy

Koszty pośrednio związane z przychodem są potrącane w dacie ich poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszt rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT). Od tej ogólnej zasady potrącania kosztów pośrednich istnieją wyjątki zawarte w art. 15 ust. 4a i 4f-4h ustawy o CIT i dotyczą one m.in. kosztów pracowniczych.

Kiedy zaliczysz wynagrodzenia pracownicze do kosztów?
Szczególny sposób ewidencjonowania kosztów pośrednich do celów podatkowych dotyczy wynagrodzeń i należnych od nich składek na ubezpieczenie społeczne. Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy o PIT (czyli ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy bądź innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi wynagrodzenia te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z chwilą ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika (art. 15 ust. 4g ustawy o CIT i odpowiednio art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT). Zgodnie z powyższą zasadą koszty wynagrodzeń za grudzień mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów grudnia bądź stycznia następnego roku.

Jeśli zachowano termin wypłaty wynagrodzenia, ustalony zgodnie z przepisami prawa pracy lub wynikający z umowy, wówczas pracodawca zaliczy wynagrodzenie za grudzień 2011 r. wypłacone w styczniu 2012 r. do kosztów grudnia 2011 r. Natomiast jeśli pracodawca uchybi terminowi wypłaty wynagrodzenia za grudzień, będzie mógł je zaliczyć do kosztów podatkowych w miesiącu dokonania wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji pracownika (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT).

Przykład
W regulaminie wynagrodzeń zapisano, że wynagrodzenia z tytułu stosunku pracy są wypłacane do 10. dnia następnego miesiąca. Jeśli pracodawca wynagrodzenie za grudzień 2011 r. wypłaci do 10.01.2012 r., to powinien jego koszt zaliczyć do kosztów podatkowych grudnia 2011 r. Natomiast jeśli dokona wypłaty za grudzień np. 11.01.2012 r., koszt wynagrodzeń zaliczy do stycznia 2012 r.

Należy zwrócić uwagę, że pracodawca nie ma dowolności w zaliczeniu wynagrodzeń pracowniczych do kosztów. Jeśli wypłaci lub pozostawi je do dyspozycji pracowników w terminie zgodnie z przepisami prawa pracy, to powinien zastosować zasadę wynikającą z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT (koszt podatkowy z tytułu wynagrodzeń w miesiącu, za który są należne). Natomiast jeśli uchybi terminowi przewidzianemu do wypłaty wynagrodzenia, zastosowanie ma art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT (koszt podatkowy z tytułu wynagrodzeń w miesiącu, w którym zostały wypłacone lub pozostawione do dyspozycji pracownika).

Kiedy płatnik odprowadzi zaliczkę od wynagrodzenia za grudzień wpłaconego w styczniu?
Za przychody ze stosunku pracy uważane są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, a w szczególności wynagrodzenia. Od wypłaconych lub pozostawionych wynagrodzeń płatnik (spółka) ma obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy pracownika, które wpłaca do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Jeśli wynagrodzenie wypłacane jest w styczniu 2012 r. jest przychodem pracownika za 2012 r. Płatnik wykazuje to wynagrodzenie i zaliczkę na podatek odprowadzoną z tego tytułu w PIT-4R za rok 2012, a także w informacji PIT-11 również za 2012 r.


Miesięcznik Koszty w Firmie. W jednej publikacji znajdziesz rozwiązania dotyczące rozliczania kosztów w firmie z punktu widzenia 3 dziedzin: podatków dochodowych, VAT, ustawy o rachunkowości.