Koszty na przełomie roku podatkowego

Przeczytaj także: Grudniowe wynagrodzenia w kosztach firmy

1.2. Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych

Wynagrodzenia z tytułu m.in. wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, pełnienia funkcji na podstawie powołania w zarządzie spółki kapitałowej lub radzie nadzorczej, są kosztem podatkowym w miesiącu, w którym zostały wypłacone. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 55 updof i art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.

Podobnie sytuacja wygląda ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Składki opłacane przez płatnika od należności m.in. z tytułu umowy zlecenia stanowią koszt podatkowy w dniu faktycznego ich opłacenia do ZUS (art. 23 ust. 1 pkt 55a updof i art. 16 ust. 1 pkt 57a updop).

Przykład:
Umowa zlecenia została podpisana w 2011 r. Dotyczyła wykonywania pracy w grudniu 2011 r.

Wariant I

Wynagrodzenie zostało wypłacone 4 stycznia 2012 r., a składki na ubezpieczenia społeczne zostały opłacone 16 stycznia 2012 r. Wynagrodzenie i składki stanowią koszt uzyskania przychodów u zleceniodawcy w styczniu 2012 r.

Wariant II

Wynagrodzenie zostało wypłacone 29 grudnia 2011 r., a składki na ubezpieczenia społeczne zostały opłacone 16 stycznia 2012 r. Wynagrodzenie stanowi koszt uzyskania przychodów w grudniu 2011 r., a składki w styczniu 2012 r.

1.3. Koszty prenumeraty

Koszt prenumeraty fachowych czasopism ma charakter kosztu pośredniego. Wobec tego należy go rozliczyć zgodnie z art. 22 ust. 5c updof lub art. 15 ust. 4d updop. Z przepisów tych wynika, że koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia. Przy czym dzień poniesienia kosztu jest to dzień, na który nastąpi ujęcie kosztu w księgach rachunkowych (zaksięgowanie) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku) - art. 22 ust. 5d updof i odpowiednio art. 15 ust. 4e updop. Wyjątek dotyczy ujęcia jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Koszty prenumeraty rocznej czasopism na 2012 r., opłaconej w 2011 r. nie powinny być zaliczone do kosztów roku 2011, gdyż koszty te mają związek z przychodami roku, którego dotyczy prenumerata, czyli 2012 r.

Jeżeli poniesione koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to w świetle art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Czas i sposób rozliczenia tych kosztów w księgach 2012 r. powinien wynikać z dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, z uwzględnieniem zasady istotności i ostrożności, określonych w art. 8 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego też, jeżeli koszty prenumeraty:

• są niewielkie i ich kwota nie ma istotnie ujemnego wpływu na obraz sytuacji jednostki i jej wynik finansowy - wartość prenumeraty można jednorazowo zaliczyć w ciężar kosztów działalności operacyjnej (w tym przypadku - w styczniu 2012 r.),
• w istotny sposób wpływają na wynik finansowy jednostki - wartość prenumeraty należy zaliczać do poszczególnych okresów sprawozdawczych (w omawianej sytuacji - od stycznia do grudnia 2012 r.).

Jeżeli koszty prenumeraty będą dotyczyć np. dwóch lat podatkowych, wówczas należy określić, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego i w takiej części przypisać je do kosztów w poszczególnych latach.

Przykład:
W grudniu 2011 r. przedsiębiorca zakupił prenumeratę branżowego czasopisma na lata 2012-2013. W tym samym miesiącu otrzymał fakturę i dokonał zapłaty. Koszty prenumeraty wynoszą 1.200 zł i są niewielkie w stosunku do kosztów ogółem, jakie generuje firma. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości w styczniu 2012 r. spółka ujmie w kosztach połowę wartości prenumeraty, a drugą połowę - w styczniu 2013 r. W tych samych miesiącach prenumerata będzie kosztem również do celów podatkowych (po 600 zł).

Prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają możliwość dokonania wyboru jednej spośród dwóch metod ewidencjonowania kosztów, tj. uproszczonej (kasowej) lub memoriałowej.