Kiedy składki ZUS w koszty uzyskania przychodu

Przeczytaj także: Odsetki od zaległości jako koszty firmy?

Rozpatrzmy następującą sytuację: Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólny. Na cele podatku dochodowego prowadzona jest podatkowa księga przychodów i rozchodów. Z tytułu tej działalności opłaca co miesiąc (do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni) obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne. Dokonuje tego za pośrednictwem swojego konta bankowego. Wyciąg bankowy jest generowany przez bank za dany miesiąc pierwszego dnia miesiąca następnego. Potwierdza on m.in. opłacenie składek ZUS. W którym momencie w takiej sytuacji składki te można zaliczyć w ciężar uzyskania przychodu?

Przede wszystkim przypomnijmy, że ustawodawca zezwala niejako na dwa sposoby uwzględniania w rachunku podatkowym składek na ubezpieczenie społeczne. Mówią o tym art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a) oraz ust. 13a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Otóż składki na ubezpieczenie społeczne zapłacone w roku podatkowym bezpośrednio na własne ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika mogą albo stanowić odliczenie od podstawy obliczenia podatku albo też zostać zaliczone bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej.

Wybór należy tutaj do przedsiębiorcy. Z naszego przykładu wynika, że ten wybrał drugą metodę, czyli zaliczanie zapłaconych składek do kosztów uzyskania przychodu. Problem polega natomiast na tym, w którym momencie odnieść zapłacone składki w ciężar kosztów.

Art. 22 ust. 6b updof mówi bowiem, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Dowodem takim może być m.in. wyciąg bankowy. Co za tym idzie, zgodnie z przytoczonym przepisem data jego wystawienia jest jednocześnie datą, na którą dany wydatek należy zaliczyć do kosztów. Tak jest w wielu przypadkach, lecz zdaniem autora nie dotyczy on składek na ubezpieczenie społeczne. Dlaczego? Trzeba tutaj bowiem wziąć pod uwagę także inne regulacje odnoszące się do zaliczania tychże składek w ciężar kosztów.

Art. 23 ust. 1 pkt 55a updof mówi mianowicie, że nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37 oraz art. 22 ust. 6bb, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek. Zdaniem autora pojęcie płatnika należy tutaj traktować bardzo szeroko i obejmuje ono m.in. także sytuacje w których to przedsiębiorca opłaca własne składki. Potwierdza to m.in. art. 4 pkt 2 lit. d) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który to mówi, że pod pojęciem płatnika składek należy rozumieć m.in. ubezpieczonego zobowiązanego do opłacenia składek na własne ubezpieczenie społeczne.

Pewna podpowiedź w tej materii znajduje się także w przytoczonym już wyżej art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a) updof, który to mówi, że odliczeniu podlegają składki zapłacone w danym roku.

Decydujące znaczenie ma tutaj zatem to, kiedy faktycznie składki ZUS zostały zapłacone a nie to, jaka jest data dokumentu potwierdzającego ich poniesienie. Tym samym, zdaniem autora, składki takie należy odnieść w ciężar kosztów uzyskania przychodów w dacie ich zapłaty do ZUS, czyli dacie operacji bankowej, a nie dacie wyciągu – ta data nie ma tutaj większego znaczenia. Wydatek ten przedsiębiorca ujmuje w kolumnie 13 księgi podatkowej: „Pozostałe wydatki”. W przeciwnym razie bowiem można by dojść do wniosku, że składka taka winna być uwzględniona w innym roku, aniżeli faktycznie została zapłacona (gdyby np. wpłata składki nastąpiła 10 grudnia, zaś wyciąg bankowy miał datę 1 stycznia kolejnego roku).

Na marginesie dodajmy, że w identyczny sposób należy postąpić z opłaconymi składkami na Fundusz Pracy.