Najem prywatny: ewidencje podatkowe

Przeczytaj także: Najem prywatny a ewidencja podatkowa

W art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca zapisał jako oddzielne źródło przychodów: najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Źródło to potocznie jest nazywane przychodami z najmu prywatnego.

Podatnik ma do wyboru dwa sposoby opodatkowania tego źródła:

• na zasadach ogólnych wg skali podatkowej (ustawodawca ten sposób opodatkowania wskazuje jako domyślny); przy wyborze tej formy opodatkowaniu podlega uzyskany z tego źródła dochód stanowiący różnicę pomiędzy przychodami a kosztami jego uzyskania; należy tutaj pamiętać, że w zeznaniu rocznym tak uzyskany dochód łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi wg skali podatkowej i od ich sumy ustala należne zobowiązanie podatkowe za dany rok
• ryczałtem ewidencjonowanym wg stawki 8,5%; przy wyborze tej formy opodatkowany jest przychód uzyskany z najmu

Przede wszystkim należy pamiętać, że przychód z najmu prywatnego powstaje w momencie zapłaty przez najemcę czynszu tudzież postawienia go do dyspozycji wynajmującego, czyli przychód faktycznie przez wynajmującego uzyskany. Tak samo jest z kosztami uzyskania przychodu w przypadku rozlicza dochodu z najmu na zasadach ogólnych. W rachunku podatkowym uwzględnia się tutaj jedynie wydatki faktycznie poniesione, czyli zapłacone przez wynajmującego.

Podatnicy, którzy wybrali opodatkowanie przychodów z najmu na zasadach ogólnych wg skali podatkowej nie zostali przy tym przez ustawodawcę zobowiązani do prowadzenia jakichkolwiek ewidencji podatkowych (księgi przychodów i rozchodów czy też ksiąg rachunkowych). Muszą oni jednak prawidłowo ustalić podstawę opodatkowania w oparciu o posiadane dowody dokumentujące uzyskane przychody oraz poniesione koszty. W tym celu spora część wynajmujących decyduje się na zaprowadzenie księgi podatkowej, która ułatwia im wywiązanie się z obowiązku prawidłowego ustalenia podstawy opodatkowania.

Podobnie jest w przypadku podatników korzystających z opodatkowania w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Jak już wskazaliśmy wyżej, przy wyborze tej formy opodatkowany jest uzyskany z najmu, dzierżawy i innych umów o podobnym charakterze przychód. Jest to niewątpliwie mniej korzystne dla podatników aniżeli zasady ogólne, gdzie opodatkowany jest dochód (a co za tym idzie, tutaj podstawa opodatkowania jest mniejsza). Niemniej niedogodność w postaci wyższej podstawy opodatkowania bardzo często rekompensuje stosunkowa niska stawka ryczałtu, wg której podatek ten jest liczony, czyli 8,5%.

W przypadku wyboru tej formy opodatkowania podatnicy trudniący się prywatnym najmem także co do zasady nie muszą prowadzić żadnych ewidencji podatkowych, z jednym jednak wyjątkiem. Otóż w art. 15 ust. 3 ustawy o ryczałcie ewidencjonowanym ustawodawca wskazał, że obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy podatników osiągających przychody z najmu, jeżeli ich wysokość wynika z umowy zawartej w formie pisemnej.

Tym samym podatnicy, którzy uzyskują przychody z prywatnego najmu opodatkowane ryczałtem na podstawie ustnej umowy, są zobowiązani do zaprowadzenia stosownej ewidencji przychodów.