eGospodarka.pl › Podatki › Aktualności podatkowe › Koszty podróży służbowej samochodem pracownika

Koszty podróży służbowej samochodem pracownika

2011-09-06 13:06

Czy pracodawca może zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki dotyczące podroży służbowej swojego pracownika, w przypadku gdy pracownik odbywa ją swoim prywatnym samochodem? Pracownik przedstawia pracodawcy ewidencję przebiegu pojazdu wraz z drukiem podroży służbowej, która - po zaakceptowaniu - zostaje wypłacona. Pracownik nie przedstawia żadnych rachunków za paliwo ani innych wydatków. Czy ewidencja przebiegu pojazdu jest wystarczająca, aby dany wydatek ująć w kosztach, czy konieczne jest przedstawienie dodatkowych dokumentów (rachunki za paliwo itp.) potwierdzające odbycie podroży?

Przeczytaj także: Podróż służbowa samochodem: zakup paliwa

Odpowiedź: Do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wystarczające będzie złożenie przez pracownika delegacji z załączonym wykazem jazd - ewidencją przebiegu pojazdu prywatnego.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodu są jedynie wydatki pracodawcy na podróże służbowe pracowników w części określonej w odrębnych przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm., dalej: updof).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm., dalej: rpk) przewiduje natomiast, że do świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej należy również zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem (§ 5 ust. 3 rpk). Zwrot ten nie może jednak przekraczać zryczałtowanych kosztów przejazdu ustalonych w oparciu o tzw. kilo metrówkę (art. 23 ust. 4 i 5 updof).

Wystarczające więc będzie do zaliczenia w koszty uzyskania przychodu złożenie przez pracownika delegacji z załączonym wykazem jazd - ewidencją przebiegu pojazdu prywatnego.

W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Podstawa prawna:
• art. 23 ust. 1 pkt 36, art. 23 ust. 4 i 5 ustawy z 26 lipca 1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.),
• § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Doradztwo dla księgowych plus wszystko, czego potrzebujesz do bezbłędnego rozliczania Twojej firmy, w jednym miejscu. W Portalu FK www.portalfk.pl indywidualnie skonsultujesz się z ekspertami i otrzymasz dostęp do licznych narzędzi ułatwiających pracę.

Przeczytaj także: