Nieściągalne należności a koszty podatkowe firmy

Przeczytaj także: Zapłata wierzytelności nieściągalnej uznanej za koszty podatkowe

Wierzytelności uznane za nieściągalne mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że nie uległy przedawnieniu, a ich nieściągalność zostanie odpowiednio udokumentowana.

Dlatego w pierwszej kolejności wszystkie niezapłacone należności trzeba przejrzeć i ocenić pod kątem ich przedawnienia. Przedawnione w żadnym przypadku nie mogą być uznane za koszty podatkowe.

W odniesieniu zaś do nieprzedawnionych należności, trzeba przeanalizować możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Ustawy podatkowe nie przewidują możliwości ujęcia w kosztach podatkowych niezapłaconych należności, jeśli ich nieściągalność nie jest właściwie udokumentowana.

1.1. Wierzytelności przedawnione nie są kosztem podatkowym
Zakaz uwzględniania w kosztach podatkowych wierzytelności odpisanych jako przedawnione wynika wprost z art. 23 ust. 1 pkt 17 updof i art. 16 ust. 1 pkt 20 updop.

Zwróć uwagę!
Planując zaliczenie wierzytelności nieściągalnej do kosztów uzyskania przychodu, trzeba pamiętać, że można tego dokonać tylko do momentu jej przedawnienia.

Należności przedawniają się, gdy wygasła możliwość ich skutecznego dochodzenia na drodze sądowej. Terminy przedawnienia roszczeń regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

Według art. 118 K.c., termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata. Natomiast roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy przedawniają się z upływem dwóch lat (art. 554 K.c.). Jeśli roszczenie wynika z umowy przewozu osób lub rzeczy - przedawnia się po roku (art. 778, 792 K.c.). To tylko przykładowe terminy przedawnienia określone w Kodeksie cywilnym.

Wierzyciele mogą zapobiec przedawnieniu wierzytelności, podejmując czynności, które powodują przerwanie biegu przedawnienia. Taki skutek wywołuje:

• każda czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwzięta bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia,
• uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje,
• wszczęcie mediacji.

Po każdym przerwaniu biegu przedawnienia, termin przedawnienia zaczyna biec od początku (art. 124 K.c.).

W przypadku umów z zagranicznymi kontrahentami nie można z góry zakładać, że do przedawnienia zastosowanie znajdą reguły wyrażone w polskim Kodeksie cywilnym. W pierwszej kolejności należy zbadać, prawo którego państwa jest właściwe dla zobowiązań wynikających z umowy. Strony mogą w umowie dokonać wyboru prawa. Jeśli tego nie zrobiły, to ustalenie, jakie prawo jest właściwe, będzie zależało od tego, z jakich państw pochodzą strony umowy i kiedy została ona zawarta. Czteroletni termin przedawnienia dla międzynarodowych umów sprzedaży przewiduje Konwencja nowojorska z 1974 r. o przedawnieniu w międzynarodowej sprzedaży towarów (Dz. U. z 1997 r. nr 45, poz. 282 ze zm.), której Polska jest stroną. Szereg państw nie przystąpiło jednak do tej konwencji. Dla ustalenia, jakie prawo jest właściwe dla umów z kontrahentami z Unii Europejskiej zawartych po 17 grudnia 2009 r., należy sięgnąć do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Dz. Urz. UE L 177/6). Do wcześniejszych umów (od 1 sierpnia 2007 r.) stosuje się konwencję rzymską z 1980 r. o prawie właściwym dla zobowiązań umownych (Dz. U. z 2008 r. nr 10, poz. 57).